家賃や広さの上限は定めるべき？
借り上げ社宅の利用条件や制限項目のポイント

企業の社宅管理担当者の中には、借り上げ社宅の管理規定について、どのように定めたらよいのかお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

社内管理規定には、部屋の広さを含む物件の条件や家賃の負担額、ペット飼育の可否など、定める必要のある項目が多数あります。

そこでこの記事では、借り上げ社宅の社宅管理規定として定めるべきさまざまな利用条件・制限項目と、その理由について解説します。

借り上げ社宅とは、企業が不動産業者と賃借契約を結び、賃料の一部を負担して従業員に貸し出す住居のことを指します。住居に関する福利厚生として以前から人気があり、近年では人材採用活動の一手としても導入される傾向にある制度です。

次から、借り上げ社宅について詳しく見ていきましょう。

借り上げ社宅は企業が提供する福利厚生のひとつ

借り上げ社宅は、住居に関する福利厚生のひとつです。社有社宅は企業が所有する物件を貸し出しますが、借り上げ社宅では、企業が不動産業者と契約した物件に従業員が入居します。借り上げ社宅となる物件は、企業があらかじめ契約しているケースと従業員が物件を指定して企業が契約するケースがあり、いずれの場合も、賃料は企業と従業員の双方が負担することが多いです。

借り上げ社宅は、企業が自社で物件を保有する社有社宅と比べると初期投資や維持費用が少なく、コストの削減につながります。また、借り上げ社宅を貸与し、従業員から一定額以上の家賃を徴収することで、住宅手当を支給する場合よりも所得税や社会保険料を抑えられることもメリットです。

借り上げ社宅のメリット・デメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています
＞＞借り上げ社宅はメリットがたくさん！導入のメリット・デメリット

社宅管理規定を定め、それに基づいて運用する

借り上げ社宅の導入時には、社宅管理規定に基づいた管理・運用を行うことが重要です。借り上げ社宅は、マンションやアパートといった一般の賃貸物件であることが多く、従業員以外の入居者もいるため、社外に対して企業の信頼を損なうようなトラブルは防がなければならないためです。

社宅管理規定では、主に以下のような項目を定める必要があります。

• 入居資格
• 賃料の負担額や割合
• 費用の負担範囲
• 入退去手続き
• 規定違反の対処法
• 規定の実施日

借り上げ社宅の導入を検討している場合は、どのような社宅管理規定を作成するのかについても考えておきましょう。

社宅管理規定の作成方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞社宅管理規定を作成する7つのポイント！無料の雛形も公開！！

社宅管理規定を定めずに社宅を提供することで、どのような事態が考えられるのでしょうか。スムーズな社宅運営のためにも、社宅管理規定を整える必要性を確認しておきましょう。

トラブルを防ぎ、公平性を保つ

社宅管理規定を制定し、利用条件や制限を設ける大きな目的は、トラブルを防いで公平性を保つことです。

借り上げ社宅は企業の福利厚生である以上、どのような物件でも提供できるわけではないですし、高い家賃の物件をいくらでも契約できるわけではありません。入居に関わる条件や、費用負担などのルールを定めて、従業員が利用する・しないに関わらず、不公平さを感じさせない制度にする必要があります。

また、他の入居者や従業員同士、あるいは企業と従業員間での無用なトラブルを防ぐことも重要な役割です。社宅管理規定があることでトラブルの抑止力となるほか、実際に困ったことが発生した際の判断基準にすることもできます。

これらの理由から、社内管理規定を定め、規定に基づいた管理・運用をすることが重要なのです。

どの程度まで制限するのかは検討が必要

社宅は企業の制度であるため、社内管理規定をある程度厳しくすることは必要です。しかし、厳格さと公平性を追求しすぎると、実務として運用するのが難しくなることが考えられます。また、規定の抜け道を見つけ、制度を悪用しようとする人が現れる可能性もあります。

社内管理規定をどのラインまで厳しくするかは、話し合って検討するようにしましょう。社宅管理規定を決める担当部署の者だけでなく従業員の代表や、社労士などの第三者も交えて協議し、お互いが納得する形にすることが大切です。

社宅管理規定において、物件や入居に関わる条件や制限は、防犯や安全面にも関わる重要な項目です。具体的に、どのような条件や制限を定めるべきなのでしょうか。物件や入居に関わる社宅管理規定の例を7つ紹介します。

• 1.入居者の範囲
• 2.間取り・広さ
• 3.勤務先からの距離
• 4.建物の構造や築年数
• 5.階数制限
• 6.喫煙の可否
• 7.ペット飼育

以下で、それぞれ詳しく解説します。

１．入居者の範囲

「入居者の範囲」の項目では、社宅に入居できるのはどのような人なのか、その範囲について定めます。従業員本人のみ入居を認める企業もあれば、3親等以内の家族までなら入居できるという規定の企業もあります。

社宅は、企業が従業員の福利厚生として管理や家賃を負担している制度のため、企業とまったく関係のない人のために費用はかけられません。友人や恋人など、従業員以外の人間が住んでしまうと、さまざまなトラブルの可能性もあります。これらを考慮し、入居者の範囲を決めましょう。

２．間取り・広さ

物件の「間取りや広さ」の項目を設けて一定の制限を定めることは重要です。上限を定めず、必要以上に広い部屋を借りてしまった場合、家賃はもちろんのこと、退去時の原状回復費用も高くなることがあります。また、物件の契約者である企業が支払うケースが多い敷金や礼金は、家賃額を基準に設定されていることもあり、さらにコストがかさむ可能性が出てきます。

そのため、「単身者の場合」や「家族での居住の場合」など、入居人数に見合った上限設定を定めておきましょう。企業によって、単身者であれば20㎡まで、既婚者であれば2DK～3LDKといった規定が定められています。

３．勤務先からの距離

「勤務先からの距離」の項目では、物件から勤務先までの距離について制限を定めます。勤務先からあまりにも遠いと、社宅の費用に加え交通費もかかるため、企業の負担が大きくなりかねません。交通機関のトラブルや災害発生時のリスクなども考えられます。そのため社宅は、勤務先から離れすぎない距離にするのが一般的です。

ただし、都市部と地方の物件数の差や、リモートワークの普及などの影響もあり、一律に設定するのが難しい項目でもあります。従業員や企業の状況を把握して柔軟に設定しましょう。

４．建物の構造や築年数

「建物の構造や築年数」についての制限は、防災面を考慮して定めます。例えば木造物件は、ほかの構造と比べて地震や火災時の被害が大きくなる可能性があることから、借り上げ社宅として認めていない企業も多いです。さらに木造の物件は鉄骨・鉄筋コンクリートの物件と比べて防音にも不安があるため、近隣トラブルを防ぐという面でも避けておくのがおすすめです。

築年数については、あまりに古い家屋だと、現在の耐震基準が守られていないなどの懸念が出てくるでしょう。ただし、規定は細かく決めず「30年以内の物件」「新耐震基準」などのように基準を定める企業が多いです。

５．階数制限

社宅管理規定では、「住んでよい階数」の規定を定める場合もあります。例えば「1階の居住は不可」、「3階以上であれば可」などです。低層階に住まないよう階数を制限するのは、防犯と防災の意図があります。

空き巣などの被害を予防するには中層階以上に設定するとよいでしょう。防災面では、地域のハザードマップを確認し、土砂災害や浸水被害の予想を確認してください。そのうえで、上層階を設定すると安心です。

６．喫煙の可否

近年では、室内禁煙の物件が増えていますが、喫煙の可否についても社宅管理規定で定めておきましょう。

賃貸契約上、喫煙が認められている物件であっても、室内での喫煙は壁紙への臭いや汚れの付着により、退去時の原状回復費がかさむ懸念があります。企業の負担を抑えるため、規定では禁止にしておくと安心です。禁煙と定めておくと、寝たばこによる火災のリスクを低減できたり、臭いによる近隣トラブルを防げたりする効果もあります。

７．ペット飼育

近年はペット飼育の人気が高まっており、社宅でもペットを飼いたいという要望が増えています。しかし社宅でのペットの飼育には、さまざまなリスクがあるのが実情です。

例えば壁紙や柱などが傷つけられて原状回復費用が高くなり、企業の負担が増えるかもしれません。ペットの鳴き声や臭いなどから近隣トラブルが起こる懸念もあります。そのためペット飼育の許可については慎重に検討し、規定を定めるようにしましょう。

社宅でのペット飼育については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞社宅でのペット飼育を認める？社宅管理規定項目の必要性と注意点を解説

社宅に関わる公平性を保つには、家賃や初期費用を細かいところまで定める必要があります。借り上げ社宅にかかる費用について、重要なポイントは6つあります。

• 1.契約物件の家賃の上限
• 2.企業が負担する家賃の上限金額と割合
• 3.共益費
• 4.敷金
• 5.礼金
• 6.仲介手数料

以下で、詳しく解説します。

１．契約物件の家賃の上限

家賃に関わる項目は、従業員にとって最も不公平さを感じやすい項目のひとつです。必ず細部まで検討してから規定を決めましょう。

物件の家賃上限金額を規定する際には、地域の家賃相場や入居する人数などによって金額を決めることが多いです。また、家賃の上限金額を超える物件は契約不可とする場合もあれば、上限金額を超えた金額を従業員が負担することを条件に契約を認める場合もあります。

注意しなければならないのは、敷金や礼金などの初期費用を家賃数ヶ月分で設定することが多いことです。初期費用はほとんどが企業負担となりますが、家賃が高いと初期費用も高くなる点まで考慮しましょう。

２．企業が負担する家賃の上限金額と割合

公平性を保つためには、企業が負担する家賃の上限金額とその割合について設定することが重要です。

企業負担の上限金額のみを定めると、家賃に対してその金額が比較的高い場合、従業員の負担が少なくなって社宅貸与が現物給与とみなされてしまったり、逆に比較的低い場合は従業員の負担が大きくなって、不満につながったりする可能性があります。

そこで企業が負担する上限金額に加えて、割合も条件に加えるとよいでしょう。従業員ごとに家賃金額に差がある場合でも、ある程度は負担が均等化されるため、不公平感の減少につながります。

具体例を挙げて見てみましょう。

例：家賃10万円の物件に住むAさんと、家賃5万円の物件に住むBさんの場合

1.企業の負担上限金額を8万円とする
・Aさん：自己負担2万円
・Bさん：自己負担なしのため、課税対象となる
→Bさんの負担が大きくなる

2.企業の負担上限金額を3万円とする
・Aさん：自己負担7万円
・Bさん：自己負担2万円
→Aさんの負担が大きくなる

3.家賃のうち8万円を上限として、企業が50％負担する
・Aさん：自己負担6万円
・Bさん：自己負担2.5万円
→両者ともに家賃額に対してバランスのとれた負担額となる

例のように、家賃は上限金額だけを設定するとうまくいかない可能性が高いです。企業が負担する上限金額と割合をどちらも設定するようにしましょう。

３．共益費

共益費はマンションなどの集合住宅で、家賃とは別に支払う共有部分の設備費用です。廊下やエレベーターの電気代、定期清掃費などがあります。共益費は全額企業負担としているケースも多いです。

共益費は家賃とあわせて発生することの多い費用ですが、必ず家賃とは別に規定をしておきましょう。

４．敷金

敷金とは、家賃の未払いへの補填や退去時の原状回復のため、家主や管理会社にあらかじめ預けるお金です。退去時は、修繕義務が発生した部分の原状回復に充てられ、差し引いて残った金額が返金されます。

借り上げ社宅の場合、契約者である企業の全額負担となる場合が多いです。

５．礼金

礼金とは、家主に家を貸してくれた謝礼として慣習的に払われているお金です。敷金と違い、退去時に返還されることはありません。社宅の礼金は敷金と同様に、企業の全額負担となることが多いです。

なお、上限を超える家賃の物件の契約を認めている場合、企業が負担する礼金の上限額を「家賃○ヶ月分」と設定しておくと、企業側に過剰な負担がかかることを避けられます。この場合、上限を超える金額については、従業員の自己負担となります。

６．仲介手数料

仲介手数料とは、物件の賃貸契約の仲介に入った不動産業者に支払う手数料です。社宅の場合は、敷金や礼金同様、企業負担とするケースが多いです。

ただし礼金と同じく、仲介手数料も一部を従業員の従業員の自己負担とする場合もあります。仲介手数料の企業負担額を設定し、上限を超える部分を従業員に支払ってもらうという規定を定めます。

社宅運用上で想定されるすべてのパターンを、社宅管理規定で網羅できるわけではありません。従業員によっては、社宅の希望内容がどうしても条件に当てはまらないこともあるでしょう。

そのような場合でも、一律に却下してしまうのは得策ではありません。ではどのように対処したらよいのでしょうか。ここからは、一部の条件に当てはまらない場合の対応方法を解説します。

特例を認められる余地を残す

社宅管理規定は、一定のレベルで厳しく定めなければいけません。しかし、規定の一部の条件に合わないからといって、問答無用で却下してしまうと従業員に不満が残る可能性があります。ある程度は特例で入居を認める余地を残しておくとよいでしょう。

例えば、すでにペットを飼っているため、ペット可の物件でないと住めないという従業員がいるとします。しかし住む予定の地域に、ペット可で、広さや距離などの社宅管理規定に合致する物件がありません。このようなときに、特例として別の物件を認めるかどうかを検討するのも、企業にとっては選択肢のひとつです。

特例を認めるための条件を定める

社宅管理規定については前述のとおり、特例を認める余地を残しておくとメリットがあります。しかし従業員の希望に合わせてすべての特例を認めてしまうと、社内管理規定を定めた意味がなくなってしまったり、認められる人・認められない人が出て不公平感が生まれたりします。そのため必ず特例を認める条件も決めるようにしましょう。

例えば、特例を認める条件には以下のようなものがあります。

• 社宅管理規定内で探すと、物件の選択肢が極端に少ない場合
• すでにペットを飼っていたり、介護が必要な同居人がいたりする場合
• いずれの場合においても、決裁権を持つ担当者の許可が下りていること

このように特例を認める余地は残しつつ、一定の範囲を超えないように条件をつけておくことが大切です。

社宅管理規定の制定では、契約内容や、そのときの状況によって負担額が大きく変わってしまうような項目をどのように定めたらよいか悩む方も多いでしょう。ここでは、多くの担当者が悩みを抱えやすい項目を3つ挙げてご紹介します。

• 更新料
• 退去費用
• 短期解約違約金

以下にて、詳しく解説します。

更新料

更新料とは、賃貸契約を継続する際に、賃借人から賃貸人に支払われる費用のことです。新規契約時に支払う敷金や礼金とは異なり、契約の更新のたびに発生します。借り上げ社宅の場合は、基本的に企業が負担することが多いです。

社宅の更新料については以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞社宅の更新料は誰が払う？消費税から勘定科目まで一挙解説！

退去費用

賃貸物件を退去するときには、原状回復やクリーニングにかかる退去費用が発生します。企業と従業員のどちらが借り上げ社宅の退去費用を負担するのか、事前に定めておくことが重要です。負担者が明確に決まっていないと、退去時に従業員と企業の間でどちらが負担するのかトラブルになる場合があります。

社宅の退去費用については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞社宅の退去費用は会社と入居者どちらが支払う？相場もご紹介！

短期解約違約金

賃貸物件を短期間で解約すると、物件によっては短期解約違約金が発生します。退去費用と同じく、事前に誰が負担をするのか決めておかないと、トラブルになりかねません。

借り上げ社宅の場合、物件を解約する理由が企業都合なのか、従業員都合なのかによって、対応を変えているケースがよくあります。企業都合の転居の場合は短期解約違約金を企業が払い、従業員都合で転居する場合は従業員が払うようにするのが一般的です。

借り上げ社宅の短期解約違約金については、以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞借り上げ社宅の短期解約違約金は誰が負担する？トラブルを防ぐための社宅管理規定を作るポイント

借り上げ社宅は、企業と従業員どちらにとってもメリットがある福利厚生です。しかし、家賃や部屋の間取りなどを巡ってトラブルが発生することもあります。

適切な運用のためには社宅管理規定を定める必要がありますが、規定の作成には時間も手間もかかります。このような社宅業務に追われて通常業務が進まないというようなときは、社宅代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

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借り上げ社宅は、従業員の生活をサポートする役割として人気の高い福利厚生であり、企業にとってもさまざまなメリットがある制度です。しかし、利用条件や制限項目を明確に定めずに運用すると、さまざまなトラブルが発生する可能性もあります。

そこで借り上げ社宅を運用する際は、家賃や広さの上限などの重要な項目をおさえた、明確な社宅管理規定を定めることが重要です。社宅管理規定の制定が困難だったり、不安に感じたりする際は、経験豊富な専門スタッフを有する社宅代行サービスの利用を検討してはいかがでしょうか。