はじめに
社宅管理業務がはじめて、もしくはまだ慣れていない担当者のなかには、社宅の更新料は誰が負担するのかが分からず、悩んでいる方もいるのではないでしょうか？
入居者と会社のどちらが負担するのかを明確にしておかないと、何らかのトラブルに発展する恐れもあるため、社宅の更新料に関する正しい知識を身に付けておくことが大切です。
この記事では、社宅管理業務に不慣れな担当者に向けて、更新料の仕組みや勘定項目などについて解説します。
社宅の更新料について
賃貸物件の入居者は、家賃だけでなく敷金や礼金などを入居時に支払います。
敷金とは、賃料の未払いや室内の劣化を修繕する原状回復費用の未払いに備えるために大家さんに支払う費用です。契約を解除する際、必要な費用を引いて残った分が入居者に返還されます。地域によっては敷金を敷引（しきびき）と呼ぶこともあり、敷引の場合は必ず一定額が差し引かれます。
礼金とは、住環境を提供してくれた大家さんに対して、謝礼的な意味合いで支払われる費用です。敷金とは異なり、契約を解除しても入居者には返還されません。他にも、月々の家賃とともに共益費、契約更新時には更新料などを請求されます。
では、更新料とはどんな目的で徴収される費用なのでしょうか？更新料について詳しく解説していきます。
そもそも更新料とは？
更新料とは、2年に1回といった賃貸契約を更新する場合に請求される費用のことです。何のために徴収される費用なのか気になった方も多いと思いますが、実際は特に明確な目的はありません。
更新料は、大家さんの収入源のひとつとなっている場合が多いといわれています。
大家さんにとっては、定期的に入居者が入れ替われば礼金を収入に上乗せできますが、長期入居の場合は礼金による収入の上乗せが期待できません。そのため、家賃収入を少しでも増やすために更新料を徴収していると考えられます。また、築年数の経過によって必要となる修繕費を少しでも補うためなどの理由も挙げられます。
上記のように更新料には明確な目的がなく、法律に明記されているものでもありません。
古くから不動産業界に根付く商習慣です。そのため、地域によって金額や名称が異なっていたり、そもそも更新料自体定められていなかったりということも珍しくありません。
更新事務手数料との違い
更新料とは別に、更新事務手数料という費用を請求されることもあります。なかには、更新料を支払えば更新事務手数料を支払わなくても良いと考えている方もいるではないでしょうか？
しかし、更新料とは契約を更新する際に大家さんに支払う礼金のようなものである一方、更新事務手数料とは契約更新の手続きを行う事務作業に対する手数料のことを指します。つまり、更新事務手数料は賃貸物件の管理を手掛ける不動産会社（管理会社）に対して支払うものなので、意味合いも目的も全く異なるものになります。
「事務手数料ならば、大家さんが負担すればいいのでは？」と思った方もいるかもしれませんが、借主負担で請求されることがほとんどです。更新料と同様、地域によって金額や名称が異なっていたり、そもそも定められていなかったりということもあるため、事前に確認しておきましょう。
社宅の更新料は入居者と会社どちらが支払うべき？
社宅は、従業員に住環境を提供する福利厚生の1つです。
そのため、家賃の一部を会社が負担するだけでなく、敷金・礼金・仲介手数料といった入居一時金は、会社が全額負担するケースが多いです。では、更新料についても会社が負担しなくてはならないのでしょうか？
更新料は入居者と会社のどちらが負担するか詳しく解説していきます。
基本的には会社負担が多い
更新料については、会社ごとに規定が異なります。そのため、会社が負担するケースもあれば、実際の部屋の使用者（社員）が支払うケースもあります。ただ、割合としては会社負担のほうが多い傾向です。
会社負担の割合が多い理由として挙げられるのが、冒頭で述べた社宅が福利厚生の1つであるという点です。
福利厚生は優秀な人材を確保するために、従業員に働きやすい職場環境を提供することで、社宅の提供や健康診断、人間ドックの受診料の補助などが挙げられます。そのため、社宅を提供していてもその更新料を従業員負担にしてしまうと、福利厚生が充実しているとはいえなくなってしまうという観点から、会社負担としているケースが多いと考えられます。
また、更新料は2～3年に1回徴収されるため、従業員の入居時期により徴収時期も異なります。そのため、給与から天引きすることが難しいということも理由の1つです。よって更新料は、基本的に会社が負担するケースが多いと考えておきましょう。
社宅管理規定でしっかり決めておきましょう
更新料を入居者負担としている会社の場合は、その内容を社宅管理規定でしっかり決めておく必要があります。その理由は、自社では更新料を入居者（従業員）負担としている旨を明確に示すためです。
もし、社宅管理規定に何も明記されていないにも関わらず、更新料を入居者負担とした場合、入居者が反発する可能性があります。
また、社宅管理規定に明記していないと、社宅の管理担当者が変わった際に状況を把握することができず、トラブルに発展する可能性があります。
もし今ある規定に明記されておらず、どちらが支払うべきなのか判断しかねる場合には、入居者と話し合う機会を設け、双方が納得する形で社宅管理規定を作成するようにしましょう。
社宅の更新料の相場とは？
社宅の更新料が入居者負担の場合は、更新月の給料の天引き額が増えます。
また、会社負担の場合は、会社の支出が一時的に増えることになります。 いずれの場合においても、更新料の金額によっては大きな負担となる可能性があるため、社宅の更新料の相場を把握しておくことが大切です。
社宅の更新料の相場がどのくらいなのか、詳しく見ていきましょう。
更新料は家賃の1カ月分がほとんど
令和2年3月に国土交通省の住宅局が公表した「令和元年度 住宅市場動向調査報告書」によると、更新料の徴収の有無、更新手数料の月数に関する調査は以下の結果となっています。
- 更新手数料あり：40.8% 更新手数料なし：46.5%
- 更新手数料が家賃1カ月未満：14.8% 更新手数料が家賃1カ月ちょうど：73.7%
参考：国土交通省 住宅局「令和元年度 住宅市場動向調査報告書」
約半分の賃貸物件が更新手数料を徴収しており、その徴収額の大半は家賃1カ月分を更新手数料の目安としていることが分かりました。
更新手数料を徴収していない場合でも、更新事務手数料や名称の異なる費用を徴収している場合もあるため、入居時・更新時・退去時にそれぞれどのような費用がかかるのか確認しておきましょう。
更新料が発生しない物件もある
国土交通省の住宅局住宅総合整備課が平成19年6月29日に公表した、主要エリアの更新料の徴収傾向は以下通りです
| 都道府県 | 割合（％） | 平均（月） |
|---|---|---|
| 北海道 | 28.5 | 0.1 |
| 宮城 | 0.2 | 0.5 |
| 東京 | 65.0 | 1.0 |
| 神奈川 | 90.1 | 0.8 |
| 埼玉 | 61.6 | 0.5 |
| 千葉 | 82.9 | 1.0 |
| 長野 | 34.3 | 0.5 |
| 富山 | 17.8 | 0.5 |
| 愛知 | 40.6 | 0.5 |
| 京都 | 55.1 | 1.4 |
| 大阪 | 0 | - |
| 兵庫 | 0 | - |
| 広島 | 19.1 | 0.2 |
| 愛媛 | 13.2 | 0.5 |
| 福岡 | 23.3 | 0.5 |
| 沖縄 | 40.4 | 0.5 |
参考：国土交通省 住宅局「民間賃貸住宅に係る実態調査（不動産業者）」
あくまでも上記は平成19年の資料なので、現在は変わっている可能性があります。
このように地域によって更新料の有無や金額は大きく異なるので、自身のエリアがどうなのかを事前に調べておきましょう。
社宅の更新料の勘定科目
社宅管理業務担当者のなかには、社宅の家賃更新料の勘定科目がどれに当たるのかよく分からず、悩んでいる方も多いと思います。
家賃更新料は条件や金額などによって、以下の4つの勘定科目に分けられます。
- 前払地代家賃
- 長期前払費用
- 雑費および地代家賃
- 支払手数料
それぞれの勘定科目を詳しく説明していきます。
1．前払地代家賃
家賃の更新料の場合、仕訳の際に「前払地代家賃」という勘定項目を使用します。前払地代家賃は、短期前払費用の範囲になりますが、決算の翌日から次の決算末までに役務提供があるものに限られています。
1年以内の前払地代家賃は、短期前払費用として扱われることもあるので注意が必要です。
2．長期前払費用
家賃の更新料の場合、1年以上の更新料を支払う場合にのみ長期前払費用として仕訳計上します。決算日の到来とともに償却し、費用にしていくのが特徴です。
3．雑費および地代家賃
雑費は、勘定科目を設ける必要のない費用をまとめた勘定科目です。前払地代家賃や長期前払費用は、会社が支払っている更新料が20万円以上の場合に適用されます。個人事業主の場合、更新料が20万円以下であれば、雑費か地代家賃で計上できます。
4．支払手数料
個人経営の場合、家賃の更新料が少額であれば、雑費や地代家賃で処理します。しかし、場合によっては礼金や仲介手数料などと一緒に、支払手数料として計上することもあります。
社宅の更新料に消費税はかかるのか？
買い物で支払った代金には消費税が課されますが、社宅の更新料には消費税が課されるのでしょうか？
社宅の更新料に消費税はかかるのか、詳しく見ていきましょう。
社宅の更新料は非課税
居住用として物件を借りた場合、家賃や敷金、礼金、共益費、管理費、保証会社の保証料などは非課税となります。そのため、更新料も非課税になるので、消費税がかかることはありません。しかし、仲介手数料や鍵の交換にかかる費用などは課税対象になるので、注意が必要です。
更新事務手数料は課税対象
居住用として借りた物件の更新料が非課税になるのであれば、更新事務手数料も非課税になるのではと考える人も多いのではないでしょうか。しかし、更新事務手数料は更新料とは異なり、消費税の課税対象になります。その理由は、先ほどの仲介手数料や鍵の交換にかかる費用と同様、大家さんにではなく不動産会社に支払う費用だからです。
更新月にかかる費用として契約書に明記されているので、金額を確認しておきましょう。
更新料を無駄にしないよう退去のタイミングは注意する
解約日が契約期間満了日を1日でも過ぎると、契約が更新されたものと見なされるので更新料が発生します。
例えば、3月31日に契約期間が満了する物件に入居している場合、翌日の4月1日に退去したとしても更新手続きや更新料が発生するということです。解約の申し入れは、解約希望日の1カ月前までに行うように賃貸借契約書に明記されていることがほとんどです。
1カ月未満の申し入れとなる場合は、1カ月分の家賃支払いが求められてしまうので、注意してください。
更新月を迎える前に退去を考えている方は、申し入れが遅れて更新料が発生してしまうことのないよう、逆算して退去を申し入れましょう。
社宅の更新業務が大変な時はLIXILリアルティへご相談ください！
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まとめ
社宅の契約時にかかる敷金や礼金などは、福利厚生の1つとして会社が負担します。更新料も会社負担として扱われることが多いですが、誰が負担するかは法律に明記されているものではありません。
社宅管理規定に明記されていないのであれば、従業員と話し合って、どちらが負担するのか明確にすることが大切です。
そうすれば、更新料に関するトラブルを未然に防げるでしょう。
社宅管理業務は、賃貸借契約の締結業務や更新日のスケジュール管理、更新契約書類の受領、解約申込の受付、敷金精算など多岐に渡る業務を手掛けます。また、新規採用や転勤などの多い4月や9月などは特に多忙となるため、業務バランスの取りづらい業務と言えます。
社宅管理業務の負担を軽減したい方は、この機会に社宅代行サービスの導入をぜひ検討してみてください。
