はじめに
企業の社宅管理担当者の中には、借り上げ社宅を途中解約しなければならない場合、会社と従業員のどちらが費用を負担するのか分からずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、借り上げ社宅の短期解約違約金とは何か、短期解約違約金が発生するケース、違約金の目安、会社と従業員のどちらが負担すべきなのかなどについて解説します。借り上げ社宅の途中解約について詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
借り上げ社宅の短期解約違約金
企業が福利厚生の一環で借り上げ社宅を従業員に提供する際に、貸主が事前に定める期間内に借主が解約する可能性があります。短期解約違約金とは、上記のように貸主が事前に定める期間内に契約を解約した場合に、借主が貸主に支払わなくてはならない違約金のことです。
違約金が発生する期間は契約内容によって異なりますが、半年～2年以内の解約で短期解約違約金を請求されるケースが多いです。しかし、必ず短期解約違約金を請求されるわけではありません。賃貸借契約書に短期解約違約金に関する定めがある場合のみ請求されます。
短期解約違約金が発生しやすいケース
賃貸借契約書に短期解約違約金に関する定めがある場合に違約金を請求されますが、どのような場合に定めが賃貸借契約書に盛り込まれるのでしょうか。
短期解約違約金が発生しやすいケースとして、以下の2つが挙げられます。
- 初期費用が抑えられる物件
- 「短期間」の定義が異なるエリアの物件
それぞれのケースを詳しく見ていきましょう。
初期費用が抑えられる物件
賃貸物件の中には、敷金・礼金などの初期費用が無料または安く設定されている物件があります。このような初期費用が優遇されている物件では、短期解約違約金が賃貸借契約書に盛り込まれているケースが多いです。
その理由は、短期間で契約を解除された場合は、貸主の負担が大きくなるためです。貸主はある程度の期間を借主が借りてくれることを想定して家賃を設定しています。例えば、初期費用が安い物件の場合、家賃を少し高めに設定することで、初期費用を下げた分を最終的に回収できるようにしているのです。
しかし、短期間で解約されてしまうと、初期費用を下げた分を回収できないだけでなく、クリーニング費用や不動産会社の募集費用といった支出が増えるため、貸主にとっては大きな損失となります。短期解約違約金を賃貸借契約書に盛り込むことで損失を回避しています。
「短期間」の定義が異なるエリアの物件
需要の高いエリアの場合には、短期解約違約金の期間が短く設定されているケースが多いです。その理由は、解約による退去後もすぐに入居者が見つかることで、継続的に家賃収入を得られる可能性が高いためです。
しかし、需要の低いエリアや積雪などのように季節の影響を受けやすいエリアでは、短期解約違約金の期間が長く設定されている傾向があります。その理由は、解約による退去後も入居者が見つかりにくく空室リスクの影響が大きいためです。
エリアによって期間の設定が異なるため、自身のエリアが期間設定の短いエリアなのか、長いエリアなのかを確認しておきましょう。
短期解約違約金の相場
短期解約違約金として高額な違約金を請求されないか不安を抱いている方も多いでしょう。短期解約違約金の相場は賃料の1～2ヶ月分です。
短期解約違約金は、解約したタイミングによって変動するように設定しているケースも見られます。例えば、入居期間が数ヶ月の場合は家賃の2ヶ月分、1年近くの場合は家賃の1ヶ月分などです。
短期解約違約金の期間や相場はエリアや物件ごとに異なるため、契約前に必ず確認しましょう。
短期解約違約金は会社と従業員どちらが負担するべき？
借り上げ社宅の場合、賃貸物件の契約者は会社です。そのため、会社が短期解約違約金を支払いますが、誰が費用を負担するかまでは決まっていないため、社宅管理規定に従って負担者を決めます
社内規定で決まっていない場合は、状況に応じて判断します。例えば、会社都合で転居することになった場合、従業員負担にすると従業員の不満が募るでしょう。そのため、会社都合で転居する際は、会社負担にするのが一般的です。
一方、従業員都合で転居することになったにもかかわらず、会社負担にすると違和感があります。そのため、従業員都合で転居する際は、従業員負担にするのが一般的です。
従業員に負担させる場合、ルールを明確にしていないと後でトラブルに発展するケースも少なくありません。社宅管理規定に定めるだけでなく、社宅利用者にアナウンスして周知させましょう。
借り上げ社宅の退去費用はどちらが負担するべき？
退去費用とは、退去時の原状回復やクリーニングにかかる費用のことです。国土交通省のガイドラインでは、築年数の経過によって生じた経年劣化や通常消耗については、原則として貸主が負担すべきとされています。
経年劣化や通常消耗に該当するケースとして、日光による壁や床の色あせ、ベッドやソファを設置することで発生する床のへこみ、冷蔵庫やテレビ裏などで発生する電気焼けなどが挙げられます。
結露を放置したことで発生したカビやシミ、飼育しているペットで生じたキズやニオイ、クギやネジで開けた壁の穴などは借主負担となる可能性が高いです。また、クリーニング費用も借主負担が一般的です。
借主が負担する退去費用は、会社・従業員のどちらが負担するかまで特に決まっていません。借り上げ社宅は福利厚生の一環として提供されるものなので、従業員の負担を抑えるために一般的に会社が負担するケースが多いです。
ただし、従業員の故意や過失によるものについては従業員負担にすべきなので、社宅管理規定で明確に定めておく必要があります。
社宅の退去費用について詳しく紹介した記事がございます。
＞＞社宅の退去費用は会社と入居者どちらが支払う？相場もご紹介！
借り上げ社宅の違約金トラブルを防ぐための「社宅管理規定」を作るポイント
借り上げ社宅の途中解約における短期解約違約金のトラブルを防ぐには、社宅管理規定に途中解約に関する内容を盛り込んでおくことが大切です。
社宅管理規定を作るポイントとして、以下の2つが挙げられます。
- 解約予告期間を決める
- 短期解約違約金を誰が負担するかを決める
それぞれのポイントについて詳しく説明していきます。
1．解約予告期間を決める
解約予告期間とは、賃貸借契約を解約する際、いつまでに申し出るのかという予告期間のことです。例えば、一般的な賃貸借契約では、借主の解約予告期間は1ヶ月、貸主は借主が転居先を確保するために十分な期間が必要という理由から6ヶ月に設定されることが多いです。
借り上げ社宅における借主の解約予告期間も、一般的に1ヶ月に設定されています。仮に2ヶ月前と設定すると異動が多い企業の場合、解約予告期間を踏まえて辞令を出さなくてはならないので面倒です。
解約予告期間を決める際には、会社の実態に合わせる、違約金関係や社宅管理の対応などで担当部署の負担が大きくならないように配慮しましょう。
2．短期解約違約金を誰が負担するかを決める
短期解約違約金を会社が負担する場合は大きな問題はありませんが、従業員が負担する場合は従業員が会社の対応に不満を抱く可能性があるので注意が必要です。
そのため、従業員負担の可能性がある場合は、社宅管理規定に短期解約違約金を従業員が負担する場合がある旨を盛り込んでおくことが大切です。
また、社内規定に盛り込む場合も、トラブルを回避するためにどのようなケースで誰が負担するのか具体的に明記しておくことをおすすめします。例えば、会社都合で従業員が転居するケースでは会社が負担する、自己都合で転居するケースでは従業員が負担するなどです。具体的に明記しておけば、短期解約違約金に関連するトラブルを回避できるでしょう。
社宅管理規定の詳しい作り方ついてはこちらの記事で詳しく紹介しています。雛形も無料で公開しているので、是非ご活用ください。
＞＞社宅管理規定を作成する7つのポイント！無料の雛形も公開！
短期間の認識のズレが原因で、会社と従業員との間でトラブルが生じる可能性があります。トラブルを未然に防ぐためにも、どちらが短期解約違約金を負担するのかだけでなく、従業員に短期の解約については違約金が発生する旨と短期がどのくらいの期間なのかしっかり周知させましょう。
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借り上げ社宅を福利厚生の一環として提供する場合、以下のような業務を会社が担う必要があります。
- 社宅管理規定の作成
- 物件の手配
- 新規契約時の手続き
- 賃料や共益費などの支払業務
- 更新の手続き
- 解約時の手続き
- 帳票作成
- トラブル対応
上記の業務を従業員が担う場合、担当業務が多岐に渡り、負担が大きくなることで不満を抱いてしまいます。そこでおすすめするのが、社宅代行サービスです。
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まとめ
賃貸借契約では、途中解約するまでの契約期間によっては短期解約違約金が発生する可能性があるので注意が必要です。借り上げ社宅の場合、短期解約違約金を会社が負担するのであれば特に問題ありません。しかし、従業員が負担する場合、後で問題になる可能性があるため、社宅管理規定にルールを定めておくことが重要です。
ルールを定める際、具体的に定めることがポイントです。例えば、会社都合で転居する場合は従業員負担だと不満が募るので会社負担、自己都合で転居する場合は会社負担だと違和感があるので従業員負担にします。
社宅管理規定に不備があった場合はトラブルに発展する可能性があるほか、社宅担当者がトラブル対応に追われて負担が大きくなるので注意が必要です。トラブルを回避、負担を軽減したい方は、社宅代行サービスの利用をおすすめします。
