総務課/社宅業務コスト削減方策

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INFORMATION自社運用と代行運用の工数比較。代行のメリットについて、「転貸」「代行」の違いを比較

はじめに

社宅の導入を検討している方や社宅管理を自社で行うのに手間と時間がかかって困っている方の中には、社宅代行サービスの利用を検討している方も多いと思います。社宅代行サービスを利用すれば、社宅管理にかかる手間と時間を約8割削減できますが、委託費用がかかるので注意が必要です。

コストが気になって社宅代行サービスの利用になかなか一歩を踏み出せずにいる方も多いかもしれませんが、社内で管理を行う場合よりもコストがかかるのでしょうか?

この記事では、社宅代行サービスの利用を検討中の方に向けて、社宅業務を自社で行う場合と代行した場合の比較、転貸と代行の違いなどを解説します。社宅代行サービスの利用を検討している方は是非参考にしてみてください。

社宅業務を自社運用した場合と代行した場合の比較

社宅管理を自社で行う際は様々な手続きを行わなくてはならないため、手間と時間がかかります。そのため、社宅管理を社宅代行会社に委託しようと検討している方も多いのではないでしょうか?社宅代行会社に管理を委託しても手間があまり変わらないのであれば、コストが増えるだけなので委託する意味がありません。

委託してから後悔しないためにも、社宅管理の工程を自社で行う場合と社宅代行会社が行う場合でどのくらい手間が異なるのかを事前にしっかりと把握しておくことが重要です。社宅管理の工程は、大きく以下の6つに分類されます。

  • 新規契約業務
  • 契約更新業務
  • 解約業務
  • 月次業務
  • 年次業務
  • トラブル対応業務

それぞれの工程を自社で行った場合にかかる時間と社宅代行サービスを利用した場合にかかる時間を比較してみましょう。

新規契約業務

新規契約時業務項目 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 社宅適用者連絡 15 15
2 物件依頼書送付 15 0
3 物件下見 0 0
4 契約条件精査 20 0
5 賃貸借契約申込 10 0
6 稟議申請 10 10
7 稟議決裁(承認) 10 10
8 支払い依頼申請 15 0
9 契約金支払い 15 0
10 入居届書類提出 10 0
11 契約書類作成 10 0
12 契約書捺印 10 0
13 帳簿処理 20 0
14 書類回収業務 10 0

契約更新業務

契約更新業務項目 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 期日管理 5 0
2 更新条件精査 10 5
3 稟議申請 10 10
4 稟議決裁(承認) 10 10
5 更新契約締結依頼 10 0
6 支払い依頼申請 10 0
7 更新料支払い 15 0
8 契約書類作成 10 0
9 契約書捺印 15 0
10 帳簿処理 10 0
11 書類回収業務 10 0

解約業務

解約業務項目 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 異動者連絡 10 10
2 解約申込み 10 5
3 退去日調整 10 0
4 ルームチェック 10 0
5 原状回復費精査 15 0
6 費用軽減交渉 15 0
7 敷金回収日次管理 15 0
8 帳簿処理 10 0
9 経理処理 10 0
10 本人負担徴収 10 0
11 家主側都合解約の立退費用交渉 15 0

月次業務

月次業務項目 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 送金データ処理 10 0
2 送金伝票作成 10 0
3 家賃送金 5 0
4 帳簿処理 10 0
5 敷金明細処理 10 0
6 内規管理 10 0

年次業務

年次業務項目 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 支払い調書準備 10 0
2 支払い調書作成 10 0
3 支払い調書送付 10 0
4 支払い調書提出 10 0

トラブル対応業務

トラブル対応 自社対応時間(分) 社宅代行後(分)
1 苦情・問い合わせ対応 10 0
2 不動産賃貸料の法定調書(支払調書) 10 0
3 違約対応 10 0
4 敷金残高管理(資産管理) 10 0
5 引越し業者手配業務 10 0
6 引越し見積書チェック・選定業務 15 0

各工程を自社で行う場合の時間を書き出すと、意外に多くの時間を消費していることが分かります。社宅管理業務は採用や人事発令とともに業務負担が大きくなります。社宅管理業務のみを行う専門部署があれば負担を軽減できますが、採用や人事発令のない時期はほとんど社宅管理業務がないため、専門部署を設置することは基本的にありません。

総務部や人事部などが社宅管理業務を通常業務と並行しながら社宅管理業務を行うため、繁忙期は担当部署の負担が大きくなります。その結果、従業員の不満が募る、勤務時間が長くなることで残業代によるコスト増が課題となります。

従業員の離職や他の業務への影響が生じる可能性もあるため、自社で必ず行わなくてはならない業務なのか、外部に委託できる業務なのかを見極めながら、うまく合理化を図ることが重要と言えるでしょう。

専門知識の違い

社宅管理業務のみを扱う専門部署を設置している場合は、社宅管理業務で何らかのトラブルが生じた場合でもスムーズに対応することが可能です。しかし、ほとんどの会社は、そのような専門部署を設置していません。そのため、自社で社宅管理業務を行う場合は想定外のトラブルが生じた場合に対応が困難になる、トラブルの解決のために外部の専門家に委託すればコストがかかるので注意が必要です。

社宅代行サービスを利用すれば、社宅管理業務を専門的に扱うプロがサポートを行うため、スムーズなトラブル対応が期待できます。経験豊富な社宅代行サービスに管理を任せることで、社宅管理にかかる手間や時間を大幅に軽減できるでしょう。

社宅代行の捺印方法を比較

物件オーナーや不動産会社と賃貸借契約を締結する際は、必ず印鑑が必要です。しかし、従業員を多く抱える企業は賃貸借契約の数も多いため、全ての契約書に捺印する手間と時間がかかってしまいます。

社宅管理代行サービスでは、会社の代わりに契約書に捺印を行ってくれるケースもありますが、捺印方法には以下の2つの方法があり、それぞれ特徴が大きく異なるので注意が必要です。

  • 捺印代行
  • 代理捺印

それぞれの捺印方法の違いについて詳しく見ていきましょう。

印鑑を社宅代行会社に預ける「捺印代行」

捺印代行では、印鑑を社宅代行会社に預けます。社宅代行会社が会社の印鑑を使って代わりに契約書に捺印を行ってくれるため、捺印にかかる手間と時間を省くことが可能です。

しかし、捺印代行は社宅代行会社に会社から預かった印鑑を悪用されるリスクを伴います。「社宅代行会社が勝手に捺印を行っただけなので契約を履行しなくてもいい」と思っている方も多いかもしれませんが、勝手に捺印を行われても契約を履行しなければならない可能性が高いので注意が必要です。

このような被害が生じた場合は、権限外のことを社宅代行会社が行っているため、損害賠償請求を行うことが可能です。しかし、必ずしも損害賠償請求を行えるとは限りません。

社宅代行会社が会社から預かっている印鑑が紛失したまたは盗難にあった場合に、その印鑑の取得者が会社の代理人であると嘘をついて悪用すると、印鑑を預けた会社側に落ち度があると判断される可能性があります。被害にあった会社から損害賠償請求をされた場合は、請求に応じなければならない可能性が高いので注意しましょう。

代理者として社宅代行会社が契約書に捺印する「代理捺印」

代理捺印では、社宅代行会社が自社の印鑑で代理者として契約書に捺印します。こちらも捺印代行と同様に、 捺印にかかる手間と時間を省くことが可能です。捺印代行のように、社宅代行会社が会社から預かった印鑑が紛失したまたは盗難されても、印鑑を悪用される心配がないというメリットも挙げられます。

しかし、社宅代行会社が代理者という立場を悪用して、勝手に契約するリスクを伴うという点は、捺印代行と同じです。このようなトラブルを回避するためにも、委任状をしっかりチェックしておきましょう。

「捺印代行」と「代理捺印」どちらの方が良いのか

社宅代行管理サービスを利用する場合に、捺印代行と代理捺印のどちらを選ぶべきなのか気になっている方も多いと思います。

捺印代行は社宅代行会社が印鑑を悪用する可能性がある、社宅代行会社が印鑑を紛失したまたは盗難にあって悪用される可能性があるといったリスクを伴います。しかし、代理捺印を選んだ場合も印鑑が社宅代行会社の印鑑なので紛失または盗難にあって悪用される心配はありませんが、社宅代行会社が印鑑を悪用するリスクは残ります。

このようにどちらの捺印方法を選んでもメリットとデメリットを伴うため、一概にどちらを選んだ方が良いと言い切ることはできません。

捺印代行を希望していても、気に入った社宅代行会社が代理捺印を採用している場合があります。そのため、捺印代行と代理捺印のどちらを選ぶというよりも、どの社宅代行会社が信頼できるのかに基づいて選んだ方が良いと言えます。

信頼できる社宅代行会社を選ぶ基準にはいくつかありますが、悪用した場合や紛失または盗難にあった場合のルールを契約書にしっかりと制定しているかどうかは信頼できる基準の1つです。捺印方法で社宅代行会社を選ぶよりも、信頼できる社宅代行管理会社かどうかをしっかり判断しましょう。

社宅代行の「代行」と「転貸」の違いを比較

社宅代行サービスは代行と転貸の2種類ありますが、契約を交わしてから後悔しても遅いため、事前に双方の違いをしっかり理解してから契約を交わすことが重要です。

社宅代行の代行と転貸の違いを詳しく見ていきましょう。

代行のメリット・デメリット

代行では、社宅代行会社が社宅を導入する会社の代理人として賃貸借契約の窓口になります。代行方式では、賃貸契約の契約者は会社です。社宅の管理に必要な新規・更新・解約などの手続きや家賃送金や支払い調書のデータ整理などの社宅管理に付随する業務を代行してくれます。

しかし、社宅代行会社が物件のストックを抱えているわけではありません。採用や人事発令の重なる時期には物件がなかなか見つからない可能性があるので注意が必要です。

LIXILリアルティもこの代行方式を採用していますが、全国700社、約2,500店舗の提携不動産ネットワークを構築しているため、豊富な物件量を有しているのが大きな強みです。代行方式を採用している社宅代行会社を決める際は、扱っている物件量の多い会社を選ぶのがポイントと言えるでしょう。

転貸のメリット・デメリット

転貸では、社宅代行会社が物件オーナーや不動産会社から賃貸物件を借り上げて、社宅を導入する企業に転貸します。転貸方式では、賃貸契約の契約者は社宅代行会社です。

転貸方式を採用している企業には、リロケーションジャパン、東京建物不動産販売、東急社宅マネジメントなどが挙げられます。全国に対応しているため、事業規模の大きな会社でも対応可能です。

敷金は社宅代行会社が預託するケースが多く、会社が敷金の負担や残高管理が不要になる可能性があります。また、賃貸契約の契約者が社宅代行会社となることで、敷金回収不能リスクや何かしらのトラブルに遭遇するリスクを軽減できます。

これらのメリットから転貸を選択する会社も増えましたが、転貸方式は通常の家賃よりも高く設定されている可能性があるので注意が必要です。詳しくはこちらの記事で紹介しています。

社宅代行会社を比較する際の5つのポイント

社宅代行会社はいくつかあり、会社ごとにサービス内容が異なるため、必要としているサービスが契約内容にしっかり盛り込まれているかどうかを確認してから契約することが重要です。

社宅代行会社を選ぶ際に比較するポイントとして、以下の5つが挙げられます。

  • 仲介手数料
  • 物件探し
  • 対応エリア
  • コスト効果表
  • 更新時・解約時の賃料変動

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

1.仲介手数料

仲介手数料とは、物件の紹介を不動産会社や仲介会社などに依頼した場合に、報酬として支払う手数料です。仲介手数料の上限は「家賃1ヶ月分+消費税」と決められています。しかし、貸主と借主の双方に上限金額を請求できるわけではありません。

貸主0.5ヶ月分+借主0.5ヶ月分、貸主1ヶ月分+借主は仲介手数料なしなど、貸主と借主の双方を合算して家賃の1ヶ月分以内に収める必要があります。決められているのは上限なので、仲介手数料を上限よりも低く設定している社宅代行会社もいます。

従業員を多く抱える会社や全国に勤務地を抱える会社は仲介手数料を支払う機会が多く、仲介手数料の負担が重くのしかかるので注意が必要です。

例えば、採用や人事発令の重なる時期に、借主から0.5ヶ月分の仲介手数料を徴収する社宅代行会社を介して家賃10万円の社宅を100人分契約した場合、会社は500万円の仲介手数料を支払うことになります。

仲介手数料が通常よりも低いまたは無料の社宅代行会社に委託した場合は、仲介手数料を大幅に抑えることが可能です。しかし、仲介手数料の低い社宅代行会社の中には、サービス内容があまり良くない会社もあるので注意が必要です。仲介手数料だけでなく、他のポイントも考慮しながら選びましょう。

2.物件探し

物件探しを会社が行う場合は、立地条件や間取り、家賃などの条件に合う物件を探さなくてはならないため、手間と時間がかかります。社宅代行会社が物件探しを代わりに行ってくれる場合は、専門家によるサポートで好条件の物件が見つかりやすいだけでなく、手間と時間を省くことが可能です。

しかし、全ての社宅代行会社が物件探しを行ってくれるというわけではありません。社宅代行会社の中には、会社が物件探しを行ってその後のサポートのみ社宅代行会社が行う、契約プランが複数用意されていて会社のニーズに合わせて自由に選択できる社宅代行会社もあります。

物件探しにかかる手間と時間を少しでも省きたい人は、物件探しを行ってくれる社宅代行会社や契約プランを選ぶことをおすすめしますが、仲介手数料といったコストが増えるという点に注意しましょう。

3.対応エリア

対応エリアが東京だけに限られている社宅代行会社に委託した場合は、東京以外の拠点で社宅を手配する際に他の社宅代行管理会社に委託しなければならないため、手間と費用が無駄にかかってしまいます。

首都圏のみにしか拠点がない会社の場合は、首都圏にのみ対応している企業でも問題ありませんが、全国的に拠点を構えている会社の場合は、全国に対応している社宅代行会社を選んだ方が良いと言えます。

また、社宅代行会社を選ぶ際は、紹介できる物件数の多さも重要なポイントです。物件数の多い会社であれば物件を紹介してもらいやすいため、スムーズな社宅確保につながるでしょう。

4.コスト効果表

社宅代行会社に委託した場合には、委託費用がかかることを忘れてはいけません。委託したにもかかわらず、手間がほとんど軽減できなかった、またはコストだけが増えてしまったと後悔しても手遅れです。

それらの後悔を未然に防ぐには、コスト効果表を提示してくれる社宅代行会社を選んだ方が良いと言えます。コスト効果表とは、会社が社宅管理を行った場合にかかる時間と社宅代行会社に委託した場合にかかる時間を比較した表です。

社宅代行会社に委託した場合にどのくらいの時間を節約できるのか事前に把握しておけば、そこから人件費を算出することでコストの削減効果を判断できます。委託するコストを考慮しても、全体のコストを削減できるケースもあれば、少しコストが増えるケースもあります。

社宅代行会社によってコストの削減効果は異なるため、社宅代行会社を決める場合は大まかな数字ではなく、具体的にどのくらいのコストの削減効果が期待できるのかをしっかり示してくれる会社を選びましょう。

5.更新時・解約時の賃料変動

社宅を導入する際は、物件オーナーや不動産会社が提示する賃料で契約を交わしますが、交渉によって賃料を下げることも可能です。最初は契約時の賃料を支払いますが、更新時は物件オーナーや不動産会社から賃料の値上げを交渉される、一度解約すると再度借りる際に賃料が値上げされる可能性があります。

賃料を値上げされると、福利厚生として社宅を継続する際のコストが増えることによって、継続が困難になる可能性があるので注意が必要です。

社宅代行会社の中には、契約の更新時や解約時に賃料変動が生じないように、物件のオーナーや不動産会社と交渉してくれる会社もあります。そのような社宅代行会社に委託すれば、少しでもコストを抑えられるため、安心して社宅を継続できるでしょう。

まとめ

これから社宅を導入する方や既に社宅を導入していて管理に手間がかかって困っている方の中には、社宅代行サービスを利用すべきか悩んでいる方も多いと思います。社宅代行サービスを利用するかどうか決める際は、自社で管理を行った場合と社宅代行会社に委託した場合の手間の違いを把握しておくことが重要です。

社宅代行会社に委託した場合は、社宅管理にかかる手間を約8割軽減できますが、どのような社宅代行会社に委託しても良いというわけではありません。

社宅代行会社に委託してから後悔しないためにも、この記事に記載されているポイントを事前に押さえた上で社宅代行会社を選びましょう。

VOICES お客様の声

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