借り上げ社宅の契約期限が迫ったら？対応手順やトラブル防止策など

借り上げ社宅の契約期限が近づいてきた際に、「社内でやるべきことは何か」「契約更新や退去手続きはどう進める？」など、対応に迷う担当者の方も多いのではないでしょうか。特に、複数の物件を管理している企業では確認が必要な事項が多岐にわたるため、対応フローについて事前にチェックしておけると安心です。

本記事では、借り上げ社宅の契約期限が迫った際の対応手順や契約更新・再契約・契約終了の流れ、よくあるトラブルとその防止策など、社宅管理に役立つ情報を詳しくご紹介します。借り上げ社宅の契約期限に関する基礎知識をしっかりと押さえ、各種手続きをスムーズに進めていきましょう。

もし「社宅管理の手間を減らしたい」「契約更新の判断に迷っている」とお悩みなら、LIXILリアルティの社宅代行サービスを活用されてはいかがでしょうか。借り上げ社宅の運用に精通した専門スタッフが、契約期限の対応から入居者管理、費用精算まで一括でサポート。業務負担の軽減とトラブル防止を実現できます。

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そもそも借り上げ社宅とは、企業が従業員の住居として賃貸物件を借り上げ、福利厚生の一環として提供する制度です。この仕組みの根幹には、物件オーナー（貸主）と企業（借主）との間で締結される賃貸借契約が存在します。

契約形態には主に「普通賃貸借契約」と「定期賃貸借契約」の2種類があり、契約期間と更新方法が大きく異なります。

【普通賃貸借契約】

契約期間の目安	2年間が一般的
更新方法	借地借家法に基づき、契約期間満了後も借主が継続を希望すれば、原則として契約は更新される ※更新には「合意更新」または「自動更新」があり、貸主側が更新を拒否するには正当な理由が必要
特徴	借主の居住権が強く保護されており、長期利用に適している

【定期賃貸借契約】

契約期間の目安	1〜3年など、契約時に定めた期間で終了
更新方法	契約期間満了で契約は終了し、継続する場合は再契約が必要 ※自動更新はなし
特徴	契約期限が明確にあるため、企業側が社宅の利用期間をコントロールしやすい

上記のように契約形態によって更新や退去の対応が異なるため、賃貸借契約書の内容を正確に把握しておくことが大切です。

続いては、借り上げ社宅の契約期限が迫った際の対応フローについて見ていきましょう。基本的には以下の流れで進めるとスムーズです。

1. 契約期限の確認

まずは、賃貸借契約書に記載された契約満了日と通知期限を確認しておきましょう。契約によっては満了日から逆算して1〜2か月前までに更新や契約終了の通知を行う必要があるため、早めの対応準備が大切です。

通知方法は原則として書面が推奨されており、一般的には契約満了の数か月前に貸主または管理会社から送付される通知書面の指示に従って郵送やメール、FAXなどで通知します。なお、口頭での通知は証拠性が乏しく、後々のトラブルにつながる可能性があるため避けるほうがよいでしょう。

2. 入居者の意向を確認

契約期限を把握したら、その期日の数か月前から入居者（従業員）に対して契約更新または退去の意向を確認しましょう。この段階で「継続して住みたい」「転勤予定がある」「退職予定がある」などの情報を収集することで、更新・再契約・契約終了の判断がしやすくなります。

なお、入居者とのやり取りの際にはメールや社内システムを活用し、記録を残しておくとトラブル防止につながります。

3. 社内決議

入居者の意向と物件の利用状況、コスト面などを総合的に分析し、契約更新/再契約を行うか、契約を終了するかを社内で決定しましょう。もし契約満了のタイミングで家賃の値上げや契約条件の変更などが発生する場合は、企業としての予算や方針などと照らし合わせながら慎重に判断する必要があります。

そのため、社内決議は社宅管理部門だけでなく、人事部門・経理部門といった関連部署や経営陣と連携して進めることがポイントです。

4. 契約更新/再契約または退去手続き

社内決議に基づき、契約更新/再契約（普通賃貸借契約の場合は合意更新または自動更新、定期賃貸借契約の場合は再契約）、あるいは退去手続きを進めていきましょう。更新・再契約の場合は貸主との条件調整や契約書の再締結、解約の場合は貸主への解約通知や入居者への退去案内、敷金精算などの手続きが発生します。

なお、契約更新/再契約または退去手続きの具体的な手順や注意点については、次の見出し「借り上げ社宅を契約更新/再契約する流れ」「借り上げ社宅の契約を終了（退去）する流れ」にて詳しく解説します。

ここでは、借り上げ社宅を契約更新/再契約する場合の基本的な流れを押さえておきましょう。

1. 契約更新/再契約通知の受領

契約満了の1〜2か月ほど前に、貸主または管理会社から契約更新/再契約通知が届きます。なお、自動更新の場合は通知がないこともあるため、あらかじめ契約書の更新条項を確認しておきましょう。

2. 契約条件の確認

家賃や共益費、契約期間などに変更がないかを確認し、変更がある場合は社内で承認を得る必要があります。

3. 契約更新/再契約の通知と必要書類の提出

契約更新/再契約について貸主または管理会社へ通知し、必要な書類を提出します。なお、定められた期限までに通知しないと契約更新や再契約ができず、退去を余儀なくされるケースもあるため注意しましょう。

4. 契約更新/再契約費用の支払い

更新料または再契約料（家賃の0.5〜2か月分が相場）、事務手数料、火災保険料などを指定期日までに支払います。

一方、借り上げ社宅を解約する場合は以下の手順で手続きを進めます。

1. 貸主・管理会社への退去通知

契約書に定められた予告期限を確認のうえ、貸主（物件オーナーまたは管理会社）に対して退去通知を行います。

2. 退去日・立会い日時の調整

貸主と連絡を取り、退去日および立会い日時を調整します。

3. 従業員への事前案内

立会いに向けて、従業員には以下の情報を事前に伝えておくとスムーズです：

• 退去日までに荷物をすべて搬出すること
• 立会い時にチェックされる内容（傷・汚れ・設備の状態など）
• 原状回復費用の負担区分（会社負担か従業員負担か）

なお、入居者が設置した家具・家電などを残したまま退去すると、残置物として処分費用が請求される可能性があります。特に物干し竿や浴槽の蓋、洗濯機、エアコンなどを置き忘れるケースが多いため、あらかじめ従業員へ注意喚起しておくとよいでしょう。

4. 従業員の退去→立会い

貸主と企業の社宅担当者が一緒に物件を訪問し、破損や修繕が必要な場所を確認します。

5. 原状回復費用の確定

立会い後、貸主側から原状回復費用の見積もりが提示されます。それを受け、入居者の使用状況や社宅規程に基づいて企業と従業員の負担割合を判断します。

6. 敷金の精算

敷金を預けていた場合は、原状回復費用を差し引いた残額が返金されるか追加請求が発生します。精算内容はきちんと社内で記録しておき、従業員へしっかりと説明することが大切です。

ここでは、借り上げ社宅の契約満了時に発生しやすいトラブルと防止策を解説します。よくある事例をしっかりと把握したうえで事前に対策を講じておくことで、企業・従業員・貸主の間での認識齟齬を防ぎ、トラブル対応の負担を軽減することが可能です。

入居者による退去拒否

社内決議によって社宅の賃貸契約を解約することが決定したものの、入居者側は「住み続けたい」と希望し、退去を拒否するケースは少なくありません。また、退去のタイミングや手続きについての認識の違いから、明け渡し期限を過ぎても退去しないなどのトラブルが発生することもあります。

このような事態を未然に防ぐには、以下のような対策が有効です。

• 社宅管理規定に退去時のルールやタイミングについてしっかりと記載し、入居者への説明も行って企業と入居者双方の認識を一致させる
• 「契約満了時に退去する」旨が記載された誓約書を入居者から取得しておく
• 契約期限が近づいてきたら、なるべく早めに入居者へ通知する

また、法人契約終了後もその物件に住み続けることを希望している入居者には、個人契約への切り替えを提案するとよいでしょう。ただし、入居者へ案内する前に必ず物件オーナーまたは管理会社へ相談し、承諾を得る必要があります。

さらに、法人契約と個人契約では家賃・敷金・礼金・保証人の有無などの条件が異なる場合があるため、事前の確認が不可欠です。

社宅を個人契約に切り替える方法については別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞借り上げ社宅を個人契約に変更する手順や注意点。社名変更との違いも

費用負担に関するトラブル

契約満了時には、以下のような費用負担をめぐって企業・従業員・貸主間で揉めることがあります。

費用項目	トラブルの原因例
更新料	契約更新時に誰が費用を負担するのかが不明確
原状回復費用	・修繕範囲や負担者が曖昧 ・高額請求される
ハウスクリーニング費用	貸主が提示した清掃内容や金額に納得できない
敷金の返金額	敷金の返金に関するガイドラインが整備されておらず、精算方法や控除額に不満

上記のようなトラブルを防ぐためには、以下のような対策を講じることをおすすめします。

• 賃貸契約時に原状回復やクリーニングの費用負担の範囲を明確にしておく（契約書に具体的な記載がない場合、しっかりと明記してもらえるよう貸主へ要求する）
• 国土交通省のガイドラインなどを参考にしながら合理的な費用負担を設定し、社宅管理規定に費用負担区分について明記する（企業・従業員・貸主の責任範囲を明確にし、認識の齟齬によるトラブルを防止）
• 契約時や退去前に、各種費用負担に関して入居者への事前説明を徹底する

社宅の更新料の負担者については別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞社宅の更新料は誰が払う？消費税から勘定科目まで一挙解説！

社宅の退去費用の負担者については別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞社宅の退去費用は会社と入居者どちらが支払う？相場もご紹介！

ここまで解説した通り、借り上げ社宅の管理には専門的な知識が必要かつ手間がかかるため、社宅代行サービスを利用するのもひとつの方法です。社宅代行サービスとは、社宅の運用に精通した専門業者が企業に代わって社宅の管理を行うサービスのことで、主に以下のような業務を委託できます。

• 契約管理（新規契約・更新・解約手続き、契約書の作成・保管など）
• 入退去管理（入居者への案内、退去時の立会い、原状回復費用の精査など）
• 家賃管理（家賃の支払い・入金管理、月次請求書の作成など）
• 物件選定（社宅規程に沿った物件の紹介・交渉など）
• 定期業務（支払調書の作成、税務対応、苦情・相談窓口の対応など）

社宅代行サービスの利用にあたっては委託費用が発生しますが、企業の社宅担当者の業務負担を大幅に軽減できるほか、不動産契約や法務に関する専門知識がなくても安心して社宅を運用できることが大きな魅力です。また、家賃交渉や原状回復費用の精査により、無駄な支出を抑えられる点もメリットとして挙げられます。

ただし、代行業者によってサービス内容やサポートの質、対象エリアなどが異なるため、サービス選びは慎重に行うとよいでしょう。借り上げ社宅の代行経験が豊富な業者を選ぶと、より円滑な社宅運用を目指せます。

LIXILリアルティでは、企業の方針や社宅規程に合わせた柔軟な社宅代行サービスを提供しており、契約管理から費用精算まで一括対応が可能です。業務負担を軽減し、安定した社宅運用を実現したい企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
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借り上げ社宅の契約期限が迫った際に、社宅担当者は契約形態の確認から入居者の意向把握、社内決議、契約更新・再契約・退去手続きまで、多種多様な業務を行う必要があります。基本的な流れについて事前に把握しておくことで、期限間近に慌てることなくスムーズに申請を進められるでしょう。

また、契約満了時には企業・入居者・貸主の間でトラブルが発生しやすいため、社宅管理規定の整備や事前説明の徹底が不可欠です。退去時のルールや費用負担の区分を明確にし、入居者への説明を丁寧に行うことで、企業としての信頼性を高めながらスムーズな社宅運用を実現できます。

もし「社宅管理業務の負担を軽減したい」「トラブルを回避しながら円滑に社宅を運用したい」とお考えなら、社宅代行サービスの利用がおすすめです。ぜひ社宅管理のプロとタッグを組み、安心・安全な社宅運用を目指してはいかがでしょうか。