社宅代行の導入はめんどくさい？契約の流れやサービス選びのコツなど

社宅代行サービスの導入を検討しているものの、「契約手続きがめんどくさいのでは？」「どのサービスを選んだらいいのかわからない」などと不安を感じている企業担当者もいるのではないでしょうか。

確かに、一口に社宅代行サービスといっても多種多様なタイプがあるほか、利用にあたってはいくつかのステップを踏む必要があります。しかし、導入すれば手間のかかる社宅管理業務をまるごと委託できることから、「自社の業務効率化を図りたい」とお考えの場合に大変おすすめです。

今回は社宅代行サービスの導入プロセスを解説しながら、利用するメリット・デメリット、サービス選びのポイントについて詳しくまとめました。スムーズに社宅管理を進めるためのヒントをたくさんご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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社宅代行サービスの契約においては、企業と代行会社の間での契約締結や物件選定、契約管理などのプロセスを含むため、一定の手間がかかります。そのため、「めんどくさい」と感じて導入を諦めるケースもあるかもしれませんが、適切な準備と流れを事前に把握しておけばスムーズかつスピーディーに利用できます。

なお、企業が社宅管理を自社で行う場合は物件の選定から賃料管理、退去手続きといった数多くの業務をこなさなければならないことから、手間としてはそちらのほうが大きいかもしれません。社宅代行サービスを利用することで、こうした煩雑な業務を専門業者に一任でき、コスト削減や業務のスムーズ化を目指せます。

初めに、社宅代行サービスを導入する基本的な流れを押さえておきましょう。

1. 社内で導入決議をとり、社宅規程を作成する

まずは社宅代行サービスを導入するかどうかを社内で議論し、導入決議をとります。承認を得たら、利用条件や入居期限、従業員の自己負担割合などの運用ルールを定めた規程を作成します。

明確な社宅規定はトラブル防止につながるため、できる限り具体的な内容を明文化することが大切です。また、社宅代行サービスを円滑に運用するために、代行会社とやりとりを行う担当者をしっかりと配置しておきましょう。

2. 社宅管理代行会社を選定・契約する

導入準備が整ったら、社宅代行サービスを導入する理由や目的を明確にし、自社のニーズに合ったサービスを提供している社宅管理代行会社を選ぶことが大切です。導入目的としては業務負担の軽減やコスト削減、効率化などが一般的で、目的がしっかりと定まれば社宅管理のどの業務を外部委託するべきかが自然と見えてきます。

代行会社が決まったら契約の締結に進みますが、その際には契約内容を詳細に確認することが重要です。特に手数料や管理業務の範囲、解約条件について入念にチェックし、不明点・不安点のない状態で契約へと踏み切るようにしましょう。

3. 物件を選ぶ

社宅代行会社との契約が完了したら、社宅規定に基づいた候補物件のリストが提供されます。立地や家賃、施設の状態、周辺環境、交通の便、セキュリティといったさまざまな要素を考慮し、自社に適した社宅物件を慎重に選定しましょう。

可能であれば従業員に事前アンケートを取り、その結果も踏まえて物件探しを行うと、従業員満足度の高い社宅運用を実現しやすくなります。また、ある程度物件を絞り込めたら必ず内見を行い、実際の内部状態や周囲の環境を確認することも重要なポイントです。

4. 社宅の賃貸借契約を締結する

希望物件が決まったら契約金の支払いを行い、社宅の賃貸借契約を締結しますが、この際に賃貸借契約に関する詳細をしっかりと確認することが重要です。たとえば解約時に敷金の返還条件が厳しい物件では企業側の負担が大きくなる可能性があるため、そういった物件は不要なリスクを防ぐためにも避けるほうがよいでしょう。

5. 従業員へ案内する

物件の契約が完了したら、従業員に対して新しい社宅制度や物件に関する情報を案内します。また、入居希望者には内覧の予約方法や契約手順、契約内容、入居日、管理会社の連絡先などを細かく伝え、スムーズな入居をサポートすることが大切です。

社宅代行サービスを利用すると、企業としては主に下記の4つのメリットを得られます。

• 社宅の管理にかかる手間を省ける
• コストを削減できる
• 繁忙期にもスムーズに対応できる
• 従業員の満足度向上につながる

具体的な利点について、以下で詳しく見ていきましょう。

1. 社宅の管理にかかる手間を省ける

社宅代行サービスを利用することで、企業の社宅管理にかかる手間を大幅に削減できます。特に、契約・更新・解約手続きや入居者対応、家賃管理などの煩雑な業務をアウトソーシングできれば、総務・人事部門の負担が軽減され、企業内のリソースをより重要な業務に集中させることが可能です。

2. コストを削減できる

社宅代行サービスを利用することにより、社宅管理に伴う人件費やオペレーションコストを削減できる点も大きな魅力です。また、専門知識を持ったプロによる管理のもとで適正価格での契約が叶いやすいほか、入居者が退去する際の原状回復費用の適正化も図れるなど、各種コストの最適化を目指せます。

3. 繁忙期にもスムーズに対応できる

異動者が多くなる4月・9月には社宅への入居・退去が多くなり、社宅管理業務が大幅に増える傾向があるため、社内で社宅管理を行っている場合は担当者の負担が増大します。一方、社宅代行サービスに業務委託を行っていればそういった変動の影響を受けずに済み、たとえ繁忙期であってもスムーズに社宅管理を遂行できます。

4. 従業員の満足度向上につながる

社宅代行サービスを通じて、従業員は希望条件に合った物件を手軽に見つけられるほか、入居時の手厚いサポートによってスムーズな入居が叶います。これにより、従業員の職場に対する満足度や定着率の向上が期待できることもうれしいメリットです。

社宅代行サービスのメリットについては別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞社宅代行サービスとは？メリット・デメリットや選び方を解説

社宅代行サービスには前述したようなメリットがある一方で、利用にあたっては下記の4つの点に注意が必要です。

• 導入コストがかかる
• 個人情報漏洩のリスクを伴う
• 社宅の選択肢が限られる
• 管理品質に差がある

それぞれのデメリットについて、以下で詳しく解説します。

1. 導入コストがかかる

社宅代行サービスの利用にあたっては、当然ながら社宅管理委託費用が発生します。具体的な料金は代行業者や委託する業務範囲、オプション契約の有無によって異なりますが、毎月一定の費用がコンスタントにかかるため、社内で直接管理する場合と比較すると経済的負担が大きい点に注意が必要です。

ただし、社宅代行サービスを利用すれば企業内に社宅管理担当者を置かなくて済むことから、人材コストを削減でき、結果的にコスト削減効果を得られる可能性もあります。「委託費用がかかる＝デメリット」と安易に考えるのではなく、費用対効果をしっかりと考慮したうえで判断するとよいでしょう。

2. 個人情報漏洩のリスクを伴う

社宅代行サービスを利用する際には、個人情報漏洩のリスクについても考慮しなければなりません。社宅管理の委託にあたっては従業員の氏名や住所、契約情報などの個人情報を代行会社に提供する必要があり、代行会社のセキュリティ対策が不十分な場合、社内の機密情報や従業員情報が悪用される恐れがあります。

3. 社宅の選択肢が限られる

利用する社宅代行サービスによっては、社宅の選択肢が限られる場合がある点にも注意が必要です。一般的には代行会社が提携している不動産会社や管理物件の範囲内で選ぶケースが多く、希望するエリアや設備条件にマッチする物件が見つかりにくいこともあるため、そういった点も考慮したうえで社宅代行サービスを慎重に選定することが求められます。

4. 管理品質に差がある

管理品質に差があることも、社宅代行サービスの利用にあたって注意したいポイントです。たとえば契約・管理の正確性や入居者対応の迅速さ、トラブル発生時の対応力などが大きく異なり、対応が悪い代行会社を選んでしまうと従業員の満足度低下を招く恐れがあります。

一般的に、委託費用が相場よりも安すぎる場合は管理品質に不安があるとされているため、料金の安さのみで代行会社を選ぶことは避けるほうがよいでしょう。

社宅代行サービスのデメリットについては別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞社宅代行サービスとは？メリット・デメリットや選び方を解説

社宅代行サービスを選ぶ際には、「自社のニーズに合ったサービスを提供できるかどうか」を慎重に検討することが重要です。以下に挙げる7つのポイントに注目すると、より適切な選択を行えるでしょう。

• 管理業務の範囲
• 実績
• 取扱い物件の豊富さ
• 料金体系
• サポート体制
• セキュリティ対策
• 口コミ・評判

具体的にどのような点を考慮すると最適な社宅代行サービスを選ぶことができるのか、ここから詳しく解説していきます。

1. 管理業務の範囲

社宅代行サービスを選ぶ際には、管理業務の範囲をしっかりと確認することが重要です。代行会社によって対応できる業務が異なるため、自社のニーズに合った業務が含まれているか、過剰なサービスはないかをチェックしましょう。

なお、社宅代行サービスが提供している基本業務は以下の通りです。

• 新規契約業務：物件探しや契約手続き、入居日の調整
• 契約更新業務：更新の意思確認や必要書類の作成、更新料の支払い管理
• 退去時の業務：解約通知や原状回復の費用精査、敷金返還の精算
• 入居者対応：トラブル対応や日常的な問い合わせへのサポート

社宅代行サービスによっては、家具・家電のレンタル手配やインターネット業者の紹介、保険の手続きなどのオプションサービスを提供しているところも存在します。

2. 実績

豊富な実績を持つ社宅代行会社はトラブル対応や顧客満足度向上のノウハウを蓄積しているため、信頼性が高いと判断できます。そこで、公式サイトなどで社歴や導入企業数などをチェックし、多彩な実績のある代行会社を選ぶことがポイントです。

3. 取扱い物件の豊富さ

社宅代行サービスを選ぶ際には、取扱い物件の豊富さにも注目するとよいでしょう。代行会社によって提携している不動産会社や提供している物件の種類が異なり、場合によっては選択肢が少なく、自社に合った社宅物件が見つからない可能性もあるためです。

豊富な物件リストがあれば従業員の希望に沿った社宅を提供しやすくなり、満足度向上につながります。また、全国対応が可能であれば、異動や転勤が発生した際にもスムーズに社宅を確保できるでしょう。

4. 料金体系

料金体系が明瞭であるかどうかも、社宅代行サービスを選ぶうえでぜひ注目したいポイントです。費用がわかりにくい場合はあとから予想外の支出が発生することもあるため、契約前にしっかりと確認しておきましょう。

多くの社宅代行サービスでは基本料金が設定されており、管理業務の範囲や物件数などに応じて変動します。また、契約手数料や更新料の有無についても代行会社によって異なるため、事前に把握しておくことが大切です。

5. サポート体制

社宅代行サービス選びにおいては、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。主に以下のポイントをチェックすると、社宅管理をスムーズに進められるかどうかを見極めやすくなります。

• 専任担当者の有無：企業ごとに専任の担当者がつく場合、迅速な対応や細やかなサポートを期待できる
• 問い合わせ対応のスピード：24時間対応のサポートがあると緊急時に安心
• フォローアップ体制：社宅の運用状況について定期的に報告してくれる場合、信頼性が高いと判断できる

6. セキュリティ対策

社宅代行サービスの利用にあたっては従業員の個人情報を提供するため、セキュリティが万全であることが必要不可欠です。以下の点をチェックし、適切な情報管理を行っている代行会社を選ぶとよいでしょう。

• 個人情報保護法に準拠した管理を行っているか
• クラウドシステムを利用する場合、暗号化やアクセス制限が適切に設定されているか
• 不正アクセスやデータ流出を防ぐためのセキュリティ対策が整っているか
• 定期的にセキュリティ監査を実施しているか
• セキュリティに関する具体的な規定が契約書に明記されているか

7. 口コミ・評判

実際にそのサービスを利用した他の企業の意見や評価も参考になるため、口コミサイト等で評判をチェックするのもおすすめです。その際には物件の選択肢の多さや対応のスピード、コストパフォーマンス、サポート体制、安全性といったさまざまな角度からリアルな評価を探ることで、導入後の満足度をイメージしやすくなります。

社宅代行サービスの選び方については別の記事でもご紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。
＞＞社宅管理業務が大幅軽減される「社宅代行サービス」の選び方

LIXILリアルティでは、借り上げ社宅管理の業務負担を削減する社宅代行サービスをご提供しています。全国に約2,500店舗の提携不動産ネットワークを有しており、幅広い選択肢のなかで物件を選定できるほか、従業員の異動や転勤時にもスムーズな物件紹介が可能です。

また、家賃交渉や原状回復費用の適正化にも強みを持ち、企業の社宅運営コストを大幅に削減する仕組みを整えている点もおすすめポイント。実際の利用者様からは「幅広い選択肢から自社に合った物件を見つけられる」「サポートが手厚く、業務効率化やコスト削減、従業員満足度の向上をしっかりと実現できている」といった喜びの声を多くいただいております。

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社宅代行サービスの導入は、企業の業務負担を軽減し、従業員の住環境を整えるためにおすすめの手段です。なかには「契約手続きがめんどくさい」と感じている企業担当者もいるかもしれませんが、事前に契約の流れを把握しておくことで不安なくスムーズに利用できるでしょう。

なお、導入時にはコストやサポート体制、セキュリティ対策などを慎重に検討し、自社に最適な代行会社を選ぶことが大切です。社宅管理の効率化が叶うことはもちろん、従業員の満足度向上にもつながる社宅代行サービスを、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。