総務課/社宅業務コスト削減方策

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社宅代行とは…。
メリット・デメリットを包み隠さず解説

はじめに

福利厚生の一環として社宅を提供する場合には、社宅の確保、家賃の支払い、入退去者の把握といった管理に手間がかかります。

社宅代行を利用すればこれらの管理の手間を省けますが、社宅代行がどのようなサービスなのか気になって、利用になかなか踏み出せないという企業も多いと思いのではないでしょうか?

この記事では、社宅代行の利用を検討中の企業に向けて、社宅代行とは何か、社宅代行を利用するメリットとデメリットなどを解説します。社宅代行に興味がある方は、是非参考にしてみてください。

社宅代行とは

社宅代行というサービスがあることは知っているものの、具体的にどのようなサービスなのか分からない人も多いと思います。サービス内容をよく知らないまま契約すると、後でトラブルに発展する可能性があるため、どのようなサービスなのかをよく理解してから利用することが重要です。

社宅代行とはどのようなサービスなのか、社宅代行サービスが生まれた背景などを詳しく見ていきましょう。

社宅管理業務をアウトソーシングできる

社宅代行とは、社宅の提供に必要な物件の確保、契約、解約、入退去管理などの社宅管理業務を外部の業者が行うことです。
多くの従業員を抱える企業では、外部に委託すれば管理にかかる手間を省けるため、社宅管理を担う総務部や人事部の負担を軽減できるでしょう。

社宅代行サービスが生まれた背景

企業内には業務内容に応じた様々な部署が設けられています。社宅の管理を行うのは総務部や人事部ですが、総務部は社内の備品管理や行事の企画・運営などの組織全体に関する業務、人事部は人材配置の決定や教育、勤怠や給料管理などの業務と並行しながら社宅の管理を行うので負担が大きいと言えます。

そこで1990年代中頃から業務効率を向上させる目的で、社内業務の一部を外部に委託するアウトソーシングの流れが強まった際に社宅代行サービスも生まれました。

社宅代行の主なサービス内容

社宅代行のサービス内容は、業者によって多少の違いがあります。社宅代行の主なサービス内容をまとめると以下の通りです。

社宅の種類 社宅代行のサービス内容
会社所有の社宅 ・社宅の資産管理
・社宅の設備管理
・従業員の入退去管理
・転用時のサポート
借り上げ社宅 ・物件の紹介
・契約および解約の管理
・従業員の入退去管理
・家賃の支払いおよび入金管理

代行業者の中には、借り上げ社宅だけでなく会社所有の社宅の管理も行ってくれるところや会社所有の社宅を賃貸用として転用する際にサポートしてくれるところもあります。業者によってサービス内容が異なるため、よく確認してから契約しましょう。

社宅代行サービスの5つのメリット

社宅代行サービスの利用には、メリットとデメリットの両方を伴います。契約してから後悔しないためにも、それらをよく理解した上で契約することが重要です。まずは社宅代行サービスのメリットを詳しく見ていきましょう。

メリット1 社宅管理業務の削減

社宅代行サービスを利用すれば、社宅の管理にかかる手間を省けます。そのため、社宅の管理を担う総務部や人事部の負担が軽減されるため、本来の業務に専念できるのがメリットです。

また、業務負担の軽減は残業の削減につながり、ワークライフバランスが整うことによって従業員の満足度の向上効果も期待できるでしょう。

メリット2 コスト削減

社宅代行サービスを利用すれば残業の削減につながるということは既に触れましたが、残業の削減は残業代の削減につながります。

また、専門家が管理を行ってくれることで原状回復費用を多く徴収されるというトラブルを軽減できるため、無駄なコストの削減も期待できるでしょう。

メリット3 専門知識のある人材が必要ない

社宅の管理には専門的な知識が必要になるため、総務部や人事部が管理を行う際は賃貸借契約に関する知識を新たに身につけるまたは専門知識を有する従業員を雇用しなければなりません。

しかし、社宅代行を利用すれば知識を身につけるまたは雇用の必要がなくなるため、人件費や講習費用などのコスト削減効果が期待できるでしょう。

メリット4 時期ごとの業務量変動に対応できる

社宅の管理は、月によって業務量が大幅に変動します。異動者が多くなる4月や9月は、普段の業務に管理が上乗せされるため、対応に追われることになります。

「業務量の変化に合わせて従業員を増やす、他の部署から人員を回せばいいのでは?」と思った人もいるかもしれませんが、人員確保は容易ではありません。外部に委託することで業務量の変化を気にせずに済むこともメリットと言えるでしょう。

メリット5 契約に関するリスクの軽減

多くの従業員を雇用する企業では、社宅を確保する際に複数のオーナーまたは不動産会社と契約を交わすのが一般的です。契約書の内容は物件ごとに異なるため、内容をしっかり確認しないと借主に不利な条件で契約を交わす可能性があるので注意が必要です。

社宅代行業者を利用すれば、プロの視点でしっかりと契約内容を確認してくれるため、契約に関するリスクを軽減できるでしょう。

社宅代行サービスの5つのデメリット

社宅代行サービスを利用する際は以下のようなデメリットも伴うため、デメリットを踏まえた上で契約するか決めることが重要です。続いて社宅代行サービスのデメリットを詳しく見ていきましょう。

デメリット1 社宅管理委託費用が必要になる

社宅代行を利用する場合は、社宅管理委託費用を支払わなくてはなりません。新たなコスト発生によって、費用負担が大きくなる可能性があるので注意が必要です。

社宅代行を利用してコストが増えては意味が無いため、社宅代行で削減できるコストと新たに生じるコストを比較しながら、どちらを選んだ方がコストを抑えられるのかをよく考えてから契約を交わしましょう。

デメリット2 個人情報漏洩のリスク

社宅代行を委託した場合、社宅を利用する従業員の個人情報を社宅代行業者が管理するため、個人情報漏洩のリスクを伴うことになります。

個人情報漏洩のリスクを少しでも抑えるためにも、社宅代行業者が個人情報保護を徹底しているのかどうかを事前に確認してから契約を交わしましょう。

デメリット3 社宅管理担当者の雇用維持

社宅管理の担当者が複数の業務を担っていて業務負担が大きい場合は、社宅代行業者を利用した方が負担を軽減することが可能です。

しかし、社宅の管理を行う専門の担当者がいる場合は、社宅代行業者を利用することで従業員の雇用の機会を奪うことになるため、担当者の業務バランスや雇用などを踏まえた上で利用するかどうかを決めましょう。

デメリット4 物件によっては転貸禁止の場合がある

社宅代行業者は代行または転貸という契約方法を採用しています。転貸の場合は、社宅代行業者が借りている部屋を又貸ししてもらいますが、物件によっては又貸しでトラブルが生じることを防ぐために転貸を禁止する物件もあるので注意が必要です。

転貸禁止の物件であることを知らずに契約すると、途中で追い出される可能性もあります。そのため、転貸の契約方法を採用している場合は、転貸可能な物件なのか確認してから契約を交わしましょう。

デメリット5 月額で費用が掛かる

社宅代行を依頼すると社宅管理委託費用が生じますが、入退去や契約・解約などを社宅代行業者が行う月のみ費用が生じるというわけではありません。

社宅管理委託費用は月額なので、これらの業務がなかった月にも社宅管理委託費用を支払うことになります。業務がない月にも社宅管理委託費用を支払うのはもったいないと感じる方は、他の方法を検討した方が良いと言えるでしょう。

LIXILリアルティの社宅代行の5つの特徴

特徴1 コスト効果の提示

LIXILリアルティではサービス導入による「コスト効果表」を提示しており、社宅代行サービスの導入後に費用対効果を定量的に把握することが可能になります。

特徴2 物件数が豊富

北海道から沖縄まで全国の主要都市以外でも物件の紹介が可能となる多数の提携不動産ネットワークを構築しております。

特徴3 請求書は第一営業日に提出

請求書の迅速発行はテレワークが推進されオフィスで従業員同士が会う機会が減った昨今、より重要性を増しております。経理担当者と連携が取りやすくなったと好評のサービスです。

特徴4 安価かつ明瞭な管理料

LIXILグループで働く従業員のために生まれた企業型の社宅代行サービスであるため収益性第一ではなく明瞭な価格設定で展開しております。

特徴5 安心のLIXILブランド

社宅代行会社の乗換には社内調整の面で大きなエネルギーを使います。導入後に後悔しないためにも実績豊富で安心の企業をお選びください。

まとめ

福利厚生の一環として社宅を提供している企業も多いですが、社宅の確保や入退去者の把握などの管理業務を負担に感じている企業も多いと思います。社宅代行サービスを利用すれば管理業務の負担を軽減できますが、社宅代行業者への委託にはメリットだけでなくデメリットも伴うので注意が必要です。

この記事には、社宅代行サービスとはどんなサービスなのか、社宅代行業者に任せるメリットとデメリットをまとめています。

記事内容をしっかり理解してから社宅代行サービスを利用すれば、契約後のトラブルを未然に防ぎながら社宅管理にかかる負担を軽減できるでしょう。

VOICES お客様の声

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