繁忙期の業務改善に加え、合併時の契約一本化をサポート
LIXILリアルティは会社の変革期を支えた「守護神」

金物類の卸売を行う「株式会社坂本産業」として新潟で誕生したアークランズ株式会社。株式会社武蔵や株式会社ビバホームとの吸収合併を経て、ホームセンターなどの小売業や卸売業、外食業、不動産業といった多岐にわたる事業を展開する企業として成長しています。

同社は2020年12月に、LIXILリアルティの社宅代行サービスを導入。合併や担当者の退職等を機に、社宅業務の新規・解約をワンストップにするシステム「Value One」を活用するようになったことで、3名がかりだった社宅管理業務を1名で担えるようになったといいます。

今回は管理本部 総務人事部 人事課の平野様・工藤様に、社宅代行サービス導入による成果や従業員の皆様の反応、LIXILリアルティの印象について詳しくお話を伺いました。

はじめに、アークランズ株式会社の事業内容についてご紹介いただけますか。

平野様

アークランズ株式会社は、ホームセンター事業を中核として、住まいや暮らしに関わる商品・サービスを幅広く提供する企業です。「ホームセンタームサシ」や「スーパービバホーム」などを全国で展開し、一般消費者からプロユーザーまで多様なお客様のニーズに応えています。現在は北海道から九州まで140店舗以上を展開しており、新規出店や店舗再編を行いながら事業を拡大しています。

全国に店舗・事業所を持つことから、採用や人事異動に伴う転居は少なくありません。そのため、従業員が安心して新しい勤務地で生活を始められるよう社宅制度を整備し、住環境のサポートを重要な人事施策の一つと位置付けています。

社宅管理はどのように運営されていますか。

工藤様

現在、社宅管理の受付業務は私1名で行っています。従業員から転居や新規入居の申請があると、まずLIXILリアルティさんの「Value One」システムを案内します。従業員自ら「こんなところに住みたい」という条件を入力すれば、その後の物件探しから契約、各種手続きまでをLIXILリアルティさんに一括してサポートしていただいております。実務の大部分をアウトソーシングしているため、弊社が携わる業務は申請受付や各種承認など、最小限に抑えられていますね。

社宅代行サービスを導入される前、どのような課題がありましたか。

工藤様

私が担当になった2020年頃には既にLIXILリアルティさんに代行をお願いしていたと思います。当時、3名体制で社宅業務を担っていたものの、繁忙期には100件規模の転居・解約が集中するため、日々の残業を余儀なくされていました。契約書の整理まで手が回らず、給与計算用のデータ作成や請求書処理など、社宅対応以外の業務に十分な時間を割くのが難しい状況でした。100件もあると、電話で受けたすべての内容も覚えていられませんし……。

そこで、合併と担当者の退職等を機に、新規契約・解約をワンストップで代行していただくサービス「Value One」を導入するはこびとなりました。

導入してからは、どのような効果を感じられましたか。

工藤様

先に申し上げたように、3名で担当していた業務に1名で対応できるようになりました。繁忙期でも以前のような恒常的な残業はなくなり、契約書の整理など、これまで後回しになっていた業務に十分な時間を充てられています。「Value One」で従業員が入力した希望条件や申請状況をすぐに確認できるため、問い合わせ対応や案件管理も格段にしやすくなりました。

平野様

「Value One」は単なる受付システムにとどまりません。当社ではExcelで社宅の進捗を管理して「Value One」を照合することでダブルチェックのように使っています。進捗管理の補助的に活用できるのもメリットの一つです。

工藤様

さらに、契約書データの保管や税務署提出用の支払調書作成など、コンプライアンス及び監査対応の面でも大きな成果が上がっています。先日の社内監査では、まだ契約書が到着していない物件について問い合わせをさせていただいたところ、通常より早く必要書類を手配してくださいました。社宅管理以外を担当する人事課の従業員からも、「いただいた書類をそのまま提出するだけなので、とても助かっている」と高い評価を受けています。

LIXILリアルティのサポートについては、どのように実感されていますか。

工藤様

とにかくレスポンスが速い。加えて、プロに何でも相談できるという安心感があります。いつも何かあれば真っ先にLIXILリアルティさんにご連絡していますね。通常の社宅契約のみならず、合併時の社宅制度一本化、新店舗周辺の家賃相場調査、車庫証明に関するご相談など、社内から上がってくる「これ、できますか？」に柔軟にご対応いただいています。

平野様

弊社としては少しイレギュラーな、長期出張用のマンスリー物件探しもお願いしましたよね。

工藤様

はい。特に合併時にはWeb会議を設けていただいたうえで、増加した契約情報のデータ入力や契約内容の変更、保険手続きなど膨大な作業をサポートし、会社の変革期を支えてくださいました。トラブルが発生しても、不動産会社との間に立って弊社の意向に寄り添いつつ、尽力してくださる。100％の信頼を寄せていますね。こちらが進捗を気にする必要がないほど安心してお任せできるので、ご相談したこと自体を忘れてしまうくらいです（笑）。

実際に社宅を利用されている従業員の皆様からの反応はいかがでしょう。

工藤様

あまりにもスムーズなので、「特に感想がない」というのが一番印象的かもしれません（笑）。それだけ自然に手続きが進んでいるということだと思います。他にも、実際に社宅を利用した従業員からは「申し込み後、その日のうちに物件紹介までしていただけて助かった」「必要書類を提出するだけでどんどん進めてもらえるため、初めてでも不安なく利用できた」という声が寄せられています。

また、LIXILリアルティさんには、通常であれば従業員自身で対応するような細かい困りごとにまで幅広くご対応いただいていますね。何かあればすぐに管理会社さんとの間に入り、しっかりと解決するまで対応していただいております。はじめは不安そうに問い合わせをしてきた従業員も、最後には「LIXILリアルティさんに本当によろしく伝えてください」と大満足の様子でしたね。

業務の引き継ぎやすさについてはいかがでしょうか。

工藤様

引き継ぎの負担も大幅に軽減されています。何かあった際はLIXILリアルティさんにご相談すれば事足りるので、スムーズに進められます。

何から何まで、本当に満足しています。他の社宅代行会社さんから営業を受けることもありますが、「LIXILリアルティさんに受付から新規契約、更新、解約、支払いまで全てお任せしています」とお伝えすると、それ以上提案されることがほとんどありません。プロの目から見ても、これ以上のサービスはないのだと感じています。

御社にとって、LIXILリアルティを一言で表現すると何でしょうか。

工藤様

まさに「守護神」ですね。なくてはならない存在です。不満な点はまったくありません。もしもLIXILリアルティさんのサポートがなかったらと思うと……正直、想像したくないですね（笑）。

LIXILリアルティの社宅代行サービスを利用検討されている企業様へ、メッセージをお願いします。

工藤様

おすすめしたいポイントは全部……と言いたいところですが、特に全国展開している企業や、人事異動が頻繁にある企業ほど大きなメリットを感じられるはずです。

平野様

社宅管理業務は企業規模が大きくなるほど煩雑になります。ですが、社内での簡単な受付さえ行えば、あとは安心して任せられるパートナーがいる。それは担当者にとって非常に大きな支えになると思います。