福島印刷株式会社
- 業種
- 製造業
- 従業員数
- 約420名
- 社宅戸数
- 約50戸
- LIXILリアルティ社宅代行サービス導入時期
- 2018年6月
導入前の課題
社宅管理に関する全ての業務を社内で対応していたため、業務量が非常に多く担当者の負担が大きかった。
導入効果
業務負担が大幅に軽減。
特にありがたいのは、弊社の社宅規定や管理費について理解したうえで、社員の希望と会社の条件の両方を踏まえた物件を提案してくださること。
1952年に設立された福島印刷株式会社は、石川県金沢市に本社および工場を構え、東京・大阪・福井に営業所、埼玉にサテライト工場を展開する印刷会社です。
従業員数は約420名。通知物やDM（ダイレクトメール）を中心に、印刷から発送までを一気通貫で手がける「メーリングBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の受託事業を主力としています。
同社では2018年、それまで利用していた他社サービスの業務撤退を受けて、新たな委託先としてLIXILリアルティの社宅代行サービスを導入しました。新規契約・更新・解約といった各種手続き業務に加え、社内の関連業務や支払い処理までサポートを受けられる体制が整い、さらなる業務負担軽減とコスト削減を実現。専門知識を要する交渉もプロに任せられるようになり、社内に大きな安心感が広がっています。
今回は、社宅管理業務を担当されている管理本部総務部総務課の加藤様・橋本様・伊賀様に、導入の経緯や成果についてお話を伺いました。
委託先企業の業務撤退に伴い、新たなパートナー探しがスタート
はじめに、福島印刷株式会社の事業内容についてご紹介いただけますか。
加藤様
弊社は、企業や官公庁が発行する請求書や通知物、DMの印刷から発送までをワンストップで請け負うメーリングBPOサービスを主軸に事業を展開しております。
設立当初は帳票の印刷が中心でしたが、時代がペーパーレス化やデータ化へ移行していく中で、データプリント印刷へと業務転換しました。現在はさらに一歩進み、お客様の課題に応じたソリューション提案と、印刷・加工・発送までを一貫して提供できる体制を強みとしています。
橋本様
DMや通知物の多くが定形郵便サイズであることから、弊社では複数のデータを同時に印刷・加工ができる「パックサービス」を提供しています。この仕組みにより、従来はコストが高くなりがちだった多品種・高頻度・少部数の印刷にも対応可能となり、少部数でも大量発送と同等のコスト効率を実現できています。
社宅管理はどのように運用されているのでしょうか。
加藤様
社宅管理業務は、管理本部の総務部総務課が担当しています。かつては一人体制でしたが、業務の属人化によるリスクを避けるため、2024年から二人体制に移行しました。
ちょうど私自身が社宅管理業務から離れるタイミングでもあり、体制強化の意味も込めての変更です。
橋本様
私は5年前まで工場勤務だったので、実務面では伊賀さんのサポートに非常に助けられています。社宅管理に関する経験と知識が豊富で、日々頼りにしています。
LIXILリアルティへ委託したきっかけは何だったのでしょうか。
伊賀様
かつては、新規契約から退去手続き、社員への連絡・調整、大家さんや管理会社との交渉まで、すべて社内で対応していました。当時は経理部に所属していたのですが、最も多い時で約50件の社宅を管理していたため、業務量が非常に多く、とても大変でした。
加藤様
その状況を改善するために社宅代行サービスを導入したのですが、利用していた企業から事業撤退の通達があり、新たな委託先を探すことになったのです。候補として2～3社が挙がった中の一つが、LIXILリアルティさんでした。
その中で、LIXILリアルティを選んだ理由を教えてください。
加藤様
当時の担当者がとても熱心に足を運んでくださったからです。企業側に立ったサービスを提供されている点も魅力的でしたが、やはり一番の決め手は人柄の良さと相性。「この方なら信頼して任せられる」と感じたことが大きかったですね。
橋本様
現在は、東京・大阪・埼玉・石川にある社宅36件と駐車場3件、さらに福井営業所の管理業務をLIXILリアルティさんに委託しています。手厚いサポートと迅速な対応に、非常に満足しています。
専門性が必要な場面も安心して任せられる、心強い存在
導入後、どのような効果を実感されていますか。
加藤様
まず、書類作成や契約手続きをスムーズに進められるようになり、業務効率が大きく向上しました。各種申請書はフォーマット化されており、手順も図解付きで分かりやすく整理されているため、誰でも迷わず書類を作成できるようになりました。
以前は社宅管理業務に年間の約4分の1もの時間を費やしていましたが、現在は業務の多くを委託することで本来の業務に集中できています。
伊賀様
入居する社員が自ら記入できるエクセルシートも便利ですね。以前は総務が社員一人ひとりに説明していたのですが、その手間がなくなり、業務負担が軽減されました。
また、社宅管理業務の中でも特に手間のかかる支払調書の作成については、LIXILリアルティさんがデータを整理して送ってくださるため、作業時間が大幅に短縮されています。年に一度の業務ではありますが、負担が減ったことで他の業務に時間を充てられるようになりました。
経理面でも、支払い先がLIXILリアルティさんに一本化されたことで、処理の手間が大きく減りましたね。それ以前は大家さんや管理会社ごとに支払い方法が異なり、個別対応が必要でしたが、現在は一括で支払えるので非常に楽です。振込手数料も一社分で済むため、経費削減にもつながっています。
橋本様
私が特に良かったと感じているのは、大家さんや管理会社との交渉を一任できることです。賃料の値上げや原状回復などの専門的な知識が求められる場面では、LIXILリアルティさんが間に入ってしっかり対応してくださるので、非常に心強く感じています。
実際、富山営業所を閉鎖した際の解約手続きでは、想像以上に煩雑な業務が発生し、LIXILリアルティさんのサポートのありがたさを実感しました。
加藤様
あとは、東京営業所で賃上げの提示を受けた際の対応も印象に残っています。この件をLIXILリアルティさんにご相談したところ、管理対象外の物件にもかかわらず、すぐに周辺地域の家賃相場や関連情報を調査し、交渉に必要な資料を作成してくださいました。
さらに、交渉時の進め方についても具体的なアドバイスをいただけたことで、結果的に満額の値上げを回避できたのです。依頼している管理物件以外の件でも快く対応してくださる姿勢には、大きな信頼と安心感を抱いています。
サポート体制についてはいかがですか。
橋本様
全国700社・約2,500店舗の提携不動産ネットワークを活かして、しっかりとご対応いただいています。特に印象的だったのは、長野エリアへの異動の際にLIXILリアルティさんへご相談したときのことです。ネットで物件情報を探してもほとんど見つからず、「社宅の手配は厳しいのではないか」と案じていました。
先ほど弊社の属人化リスクについて触れましたが、LIXILリアルティさんはその逆で、契約チーム・解約チームなどチーム制で対応してくださるため、業務の進行が非常にスピーディーです。誰か一人に依存することなく、安定した体制でサポートしていただけるのは安心感がありますね。
加藤様
問い合わせも人を選ばずに行えるので、担当者が不在でもすぐに返信があり、待たされていると感じたことは一度もありません。対応の早さと柔軟さにいつも助けられています。
社宅を利用される社員のみなさんの評価はいかがでしょうか。
橋本様
トラブルや不満の声は聞いたことがないですね。過去に近隣との騒音トラブルが発生したこともありましたが、その際もLIXILリアルティさんが迅速に代替物件を手配してくださり、スムーズに解決へと至りました。
加藤様
特にありがたいのは、弊社の社宅規定や管理費について理解したうえで、社員の希望と会社の条件の両方を踏まえた物件を提案してくださることです。似たような物件でも「福島印刷さんだったらこの条件がいい」といった視点で選んでくださるので、信頼してお任せできると感じています。
伊賀様
社員は異動に伴う引継ぎ業務などで非常に忙しく、異動先に何度も足を運んで物件を探す時間的余裕がありません。そんな中、LIXILリアルティさんが事前に希望条件に合った物件を提案してくださることで、ほとんどの社員が1日で住居を決定できています。
知らない土地への異動でも、物件探しに時間や労力を割かずに済むことで、不安や負担を感じることなくスムーズに新生活をスタートできているように思います。
「餅は餅屋」、プロに任せることで本業に専念できる環境を
今後、さらに改善したい課題やLIXILリアルティに期待する点はございますか。
橋本様
現在、引っ越し業務は長年お付き合いのある業者に依頼していますが、将来的にはその領域も含めて一元的にお任せできる体制が整うと、さらに利便性が高まるのではと考えています。
伊賀様
私は、会計システムとのデータ連携をよりスムーズに行える仕組みが整うとありがたいですね。現状では、いただいたデータを一度加工する必要があるため、たとえば部署コードでの管理が可能になるなど、実務に即したフォーマットへの対応を検討いただけると非常に助かります。
最後に、LIXILリアルティの社宅代行サービスを検討されている企業様へ、メッセージをお願いします。
橋本様
総務の業務量は非常に多く、しかも年々増える一方で、なかなか減ることはありません。社内でも業務の見直しや効率化に取り組んでいますが、その中でもLIXILリアルティさんの導入は、最も効果を実感できた取り組みの一つです。便利なサービスは積極的に活用すべきだと思います。
加藤様
「餅は餅屋」という言葉の通り、社宅管理のように専門性が高く、手間のかかる業務はプロに任せるのが一番です。本来の業務に集中できる環境を整えたいとお考えの企業には、LIXILリアルティさんは間違いなくおすすめです。
伊賀様
社宅管理は、事務作業・交渉・調整など多岐にわたる業務が発生し、担当者の負担が大きくなりがちです。取引先ごとに異なる煩雑な対応も、LIXILリアルティさんにすべてお任せできるため、時間的にも精神的にも余裕が生まれます。特に、社宅管理に課題を感じている企業にとって心強いパートナーになると思いますね。
