拠点拡大により、社宅運用における課題が顕在化
サービス導入で「業務負担の軽減」と「大幅なコストカット」を実現

愛知県名古屋市に本社を置く中日本エクシス株式会社は、2005年に財団法人道路サービス機構および財団法人ハイウェイ交流センターの事業を継承して設立されました。NEXCO中日本のサービスエリア・パーキングエリアにおける商業施設の管理・運営を主な事業とし、一部では指定管理者として道の駅の運営も行っています。

同社は、かつての5支店体制から拠点の再編・分割を経て、現在は中部・関東エリアを中心に12支店を展開。

こうした拠点再編に伴い、社宅運用におけるスケール課題が顕在化したことから、2020年にLIXILリアルティの社宅代行サービスを導入。担当者の業務負担が大幅に軽減されたほか、社員満足度や契約品質の向上にもつながっているといいます。

今回は、社宅管理業務を担当されている総務部人事担当の早田様に、導入の背景やメリット、社員の皆様の反応、そして今後の展開についてお話を伺いました。

はじめに、中日本エクシス株式会社の事業内容についてご紹介をお願いします。

早田様

主な事業は、サービスエリアやパーキングエリアの管理・運営です。テナント様にご出店をいただき、テナント様の売上最大化や、お客様にご満足いただける商業施設運営ができるよう、様々なサポートを行っています。テナント様の選定や建物自体の管理まで自社で行い、モール運営に近い体制で施設価値の向上を図っています。

また、サービスエリア内のデジタルサイネージをはじめとする広告販売や、一部の道の駅の指定管理を受け運営も行っています。

社宅代行サービスは、御社の業務フローにどのように組み込まれていますか？

早田様

当社では総務部が人事・総務機能を包括しており、私を含む4名の人事担当が社宅管理を含む人事関係業務を全て担っています。社員の異動に伴う引っ越しが決まった際には、異動者が物件紹介依頼書を作成し、社内で内容を確認したうえで、私たち人事担当からLIXILリアルティさんへご連絡します。

その後は、候補物件の紹介から物件決定まで、LIXILリアルティさんと異動者の間で直接やり取りが進み、LIXILリアルティさんから契約内容の確認が当社にある流れです。

社宅代行サービスを導入される前は、どのような課題がありましたか。

早田様

以前は、本社と5支店の計6事業所が、それぞれ地元の不動産会社と直接契約する形で分散管理していました。しかし、拠点が12支店に増えるに当たり、社宅業務は全て支店から本社に吸い上げることとなりました。

とはいえ、本社の人事担当は社宅管理専任ではなく、ほかの業務も抱えています。また、当社は社員の異動も多く、社宅数も200戸規模となっていたため、すべての社宅管理を本社だけで対応するのは難しい状況でした。

導入後の効果を教えてください。

早田様

物件紹介、内見連絡、契約書チェック、支払い、解約精算、そして膨大な押印作業まで代行していただけるため、事務量が大幅に軽減されました。当社では辞令が出るのは異動の1か月前ですが、過去にはもっと短い場合もありました。そうした時間のない状況でも迅速に対応していただけて大変助かっています。

社宅代行サービスを導入したことで社内の社宅業務に関わる担当者数は減ったものの、業務は滞りなく進んでいます。

業務負担の軽減以外では、どのようなことを実感されていますか？

早田様

長年総務部で社宅対応をしているとはいえ、私たち担当者は契約に関する専門的な知識を十分に持っているわけではありません。契約内容が適正かどうか、精算金額が妥当かどうかをプロの目で確認し、必要に応じて交渉していただけるため、これまで抱いていた不安が解消されました。不当な条件の抑制や精算の妥当化にもつながり、コスト削減にも寄与していると感じます。

その中で印象に残っているエピソードをお聞かせください。

早田様

特に印象に残っているのは、大家さんとの直接契約で借りていた男性単身寮を廃止した時のことです。寮の廃止が決まった際、約20～30名の社員が名古屋市内へ一斉に転居することになり、まとまった物件数を一気に確保する必要がありました。LIXILリアルティさんにご相談したところ、すぐに物件情報をご提供くださり、非常にスムーズに対応を進めることができました。

さらに、大家さんから提示された解約精算金が想定より高い印象だったのですが、この点についても親身に相談に乗っていただけてありがたかったですね。アドバイスを踏まえて交渉した結果、最終的には約100万円の減額につながりました。

実際に社宅を利用される社員の皆様のご意見をお聞かせください。

早田様

私自身も社宅を利用しているのですが、異動の際に複数の物件を紹介していただけたことで比較検討がしやすく、とても助かりました。問い合わせへのレスポンスも早く、「契約内容を確認中です」「承認がおりました」など、社員へ進捗状況をこまめにご連絡いただける点も安心できます。

また、ほかの社員からは「費用の内訳が分かりやすい」という声も上がっています。導入前は、町内会費やクリーニング費用、鍵交換費用などについてどこまでが会社負担でどこまでが個人負担なのか分かりづらい」と感じる社員も多かったようです。LIXILリアルティさんに管理をお任せするようになってからはその区分が明確になり、疑問や不安の声が大きく減りました。

さらに、社員から「契約内容を会社の基準に合わせられないか」「退社時に法人契約から個人契約へ切り替えたい」といったイレギュラーな要望が寄せられた際にもスムーズにご対応いただいており、こうした柔軟な対応力も社員の満足度向上につながっていると感じます。

LIXILリアルティのサービスは他社と比較していかがでしょうか？

早田様

私が特に良いと感じているのは、サービスの自由度の高さです。契約の承認フローは企業によって異なると思いますが、当社の運用に合わせた形で導入できましたし、社員が記入する物件依頼書も当社用にカスタマイズする形で作成していただきました。

また、今後支店の移転があったとしても、全国ネットワークを備えたLIXILさんのサポートがあれば非常に安心だと感じています。

今後取り入れたいサービスやご要望がございましたらお聞かせください。

早田様

当社では冷蔵庫や洗濯機といったレンタル備品を社員に貸与しているのですが、レンタル会社ごとに対応エリアが決まっているため、支店ごとに発注している状況です。LIXILリアルティさんではレンタル備品のサービスも提供されているとのことですので、前向きに検討したいと考えています。

また、社宅に関する事務手続きの中では、書類対応について課題を感じる場面もあります。現在はインボイス対応の請求書や領収書が必要なのですが、解約精算の際には見積書で進めるケースもあり、見積書の段階ではインボイス未対応のこともあります。そのため、経理から指摘が入ることもあり、今後どのように対応すべきか悩んでいるところです。

LIXILリアルティ 栗原

ご相談いただきありがとうございます。見積内容をご承諾いただいたものにつきましては、随時インボイス対応の書類を発行してお送りするようにいたします。

早田様

それはとても助かります。不都合が生じた際にも、こうして迅速に改善対応をしていただけて本当にありがたいです。

LIXILリアルティの社宅代行サービスを検討されている企業様へ、メッセージをお願いします。

早田様

社宅管理に関する困り事は、LIXILリアルティさんに相談すれば解決へ導いてくれる――そうお伝えしたいですね。具体的な依頼の前段階である「この状況に困っている」「どのようなサポートをしてもらえるのか」といった不安や疑問にも親身になって相談に乗っていただけて、とても頼もしく感じています。

また、契約の確認や締結、解約時の精算といった煩雑な作業を専門家にお任せできることも大きな安心につながります。社宅管理に課題を感じている場合は、まずは一度相談されることをおすすめします。